Что такое Notion?

Вот пошаговое руководство о том, как использовать Notion.

У каждого свои причины быть привлеченным к Notion. Для меня это эстетика всего этого — от милых анимаций в демонстрационных видеороликах до стильного интерфейса, Notion отвечает всем визуальным критериям. Для большинства других людей, не разделяющих того же бессмысленного повода, настоящее притяжение заключается в его почти идеальном сочетании настраиваемости и функциональности.

Notion может быть вашим текстовым процессором, вашей базой данных, вашей доской Канбан — даже вашим вторым мозгом. Но сначала вам нужно знать, как использовать основные строительные блоки приложения. Это весь «вы должны научиться ходить, прежде чем бежать».

Здесь я расскажу вам основы использования Notion, чтобы вы могли извлечь максимум из него.

Содержание:

Что такое Notion?
Как использовать Notion на первый взгляд
Как управлять боковой панелью Notion
Как делиться страницами и сотрудничать в Notion
Как использовать базы данных в Notion

Notion, в основе, это приложение для заметок. Но на самом деле нет ни одной категории, которая точно описывает все возможности Notion. Потому что если вы знаете, как использовать основные строительные блоки приложения, оно работает гораздо шире, чем просто место для записи ваших мыслей — это становится скорее все-в-одном рабочем пространстве.

Notion предоставляет единое пространство для организации всего от данных о клиентах до списков дел до компаний вики, позволяя вам превратить его в CRM, инструмент управления проектами и, с помощью Notion AI, партнера по письму.

Как использовать Notion на первый взгляд

Чтобы начать с пустой страницы, нажмите Добавить страницу в боковой панели. Если этот вариант не виден, щелкните значок Добавить страницу, который выглядит как знак плюса (+).

Или щелкните Шаблоны и выберите из более 10 000 шаблонов, чтобы помочь вам начать работу.

Чтобы добавить контент на вашу страницу, такой как текст, изображения и видео, вам нужно добавить блок. Блоки — это способ создания чего угодно в Notion. Есть пять основных категорий строительных блоков (и более 500 типов блоков):

Блоки текста
Встроенные блоки
Медиа-блоки
Встроенные блоки
Блоки баз данных

Блоки текста

Блок текста

Чтобы добавить текст в Notion, щелкните где угодно на странице и начните печатать.

Нужно стилизовать ваш текст? Вот все способы форматирования текста в Notion:

Команды слэша: Введите команду слэша Turn into в начале текстового блока: /turn [формат]. Например, /turn заголовок 1 или /turn цитата. Если вы забыли, какие у вас есть варианты форматирования, не беспокойтесь — как только вы начнете печатать /turn, появится выпадающий список с вашими вариантами.

Горячие клавиши: Выделите текст, который вы хотите отформатировать, и используйте свои горячие клавиши.
Markdown: Используйте Markdown при наборе текста или в начале нового блока, чтобы применить общие стили форматирования, такие как жирный, курсив и маркированные списки.
Меню блока: Допустим, вы хотите заполнить свой текстовый блок цветом. Нажмите на иконку шести точек меню рядом с вашим текстовым блоком и выберите Цвет. Меню блока также даст вам доступ к многим тем же действиям, которые можно выполнить с помощью команд слэша или горячих клавиш.

Встроенные блоки

Встроенные блоки позволяют отображать блоки контента, включая даты, упоминания, эмодзи и математические уравнения, в другом блоке.

Если вы хотите упомянуть человека, страницу или дату, введите @ и выберите из выпадающего списка, который появится.

Чтобы добавить эмодзи, введите двоеточие (:) сразу после названия эмодзи.

А чтобы добавить математический символ или уравнение, введите /inline, нажмите Встроенное уравнение и введите символ или уравнение, которое хотите вставить.

Медиа-блоки

Медиа-блоки предназначены для изображений, файлов, видео и аудио — все из них вы можете взаимодействовать непосредственно со страницы Notion.

Самый простой способ добавить медиа-файл — перетащить его прямо на страницу Notion. Кроме того, вы можете использовать команду слэша для загрузки нужного медиа-файла (например, /файл или /видео). Наведите курсор на любой медиа-файл, и появится плавающая панель инструментов со шорткатами к часто используемым инструментам, таким как Комментарий, Подпись и Скачать.

Встраиваемые блоки

Встраиваемые блоки содержат контент, загруженный с другого веб-сайта. Например, маршрут движения, сохраненный в Google Maps, или видео на YouTube.

В Notion можно встраивать бесчисленное количество объектов — от записей Loom и Zoom до файлов, хранящихся в облаке. Чтобы встроить контент на страницу, используйте команду слэша (например, /map или /youtube), или введите /embed и прокрутите доступные варианты.

Блоки баз данных

Простыми словами, блоки баз данных — это коллекции страниц в Notion. Вы можете визуализировать свою базу данных как таблицу, доску, список, временную шкалу, календарь или галерею. Каждый макет содержит все те же функции, единственное различие — это то, как информация отображается.

Поскольку базы данных, пожалуй, являются самой мощной функцией в Notion, я проведу более подробный обзор о том, как использовать базы данных позже.

Как переупорядочить блоки в Notion

Notion делает очень простым переупорядочивание контента.

Выберите блок, который хотите переместить. Или выделите несколько блоков, чтобы переместить их как группу.
Нажмите на значок меню блока. Если вы выделили несколько блоков, вы можете нажать на любое меню блока в вашем выборе.
Перетащите выбранное в новое место. Примечание: При перетаскивании появится тонкая синяя полоса, указывающая, где блок будет находиться, когда вы отпустите курсор. Горизонтальная полоса означает, что ваш контент будет расположен выше или ниже окружающего контента; вертикальная полоса означает, что он будет расположен рядом с окружающим контентом в столбцовом макете.

Как управлять боковой панелью Notion

Страницы в Notion находятся в Командных пространствах (более подробно об этом позже), Общих или вашем Личном пространстве — все они доступны через вашу боковую панель. Примечание: В зависимости от структуры вашего рабочего пространства, вы можете видеть один или все эти разделы.

Каждая страница верхнего уровня может содержать бесконечное количество подстраниц. И хотя вы могли бы легко переходить к подстранице из боковой панели, Notion предоставляет еще одну полезную опцию: он автоматически заполняет имена подстраниц на вашей странице верхнего уровня. Это отлично, если вы хотите просмотреть список подстраниц без отвлечения на другие несущественные страницы.

Нужен быстрый доступ к определенной странице? Добавьте ее в избранное.

Откройте страницу, которую хотите добавить в избранное.
Нажмите на значок Добавить в избранное, который выглядит как звезда, в верхней части страницы.

На вашей боковой панели появится новый раздел Избранное с отмеченными страницами. Примечание: если вы отметили верхнеуровневую страницу, все её подстраницы автоматически появятся в вашем разделе Избранное.

Как делиться страницами и сотрудничать в Notion

Существуют три основных способа делиться страницами и сотрудничать в Notion:

Делиться отдельными страницами с другими
Публиковать страницы в Интернете
Делиться страницами в командных пространствах

Как делиться отдельными страницами с другими

Откройте страницу, которой хотите поделиться.
Нажмите на кнопку Поделиться в верхней части страницы.
Введите имя или адрес электронной почты человека, с которым хотите поделиться страницей.

4. По умолчанию все, с кем вы поделитесь страницей, могут редактировать и делиться ей с другими. Чтобы изменить это, нажмите на стрелку рядом с Полный доступ и выберите нужные разрешения.

5. Нажмите Пригласить.

Кроме того, вы можете поделиться ссылкой на вашу страницу.

Откройте страницу, которой хотите поделиться.
Нажмите на кнопку Поделиться в верхней части страницы.
Нажмите Скопировать ссылку и поделитесь ею, как обычно.

После того как вы поделитесь страницей, она автоматически появится в новом разделе Общие в обеих боковых панелях.

Как публиковать страницы в Интернете

Предположим, вы хотите превратить все свои записи в журнале в общедоступный блог. Или, может быть, вы создали портфолио, которое хотите поделиться с кем угодно, имеющим доступ к Интернету.

Откройте страницу, которую хотите опубликовать.
Нажмите на кнопку Поделиться в верхней части страницы.
Перейдите на вкладку Опубликовать.
Нажмите Опубликовать. Примечание: ваша страница (и все её подстраницы) будут немедленно опубликованы.
Нажмите на настройки, чтобы изменить доменное имя, которое будет завершено на .notion.site. Например, jess-travels.notion.site.
Если вы хотите, чтобы вашу страницу можно было найти в Интернете, нажмите на переключатель рядом с Индексирование поисковыми системами. Обновите все остальные настройки разрешений по необходимости.

Это всё. Теперь у вас есть полностью навигируемый и доступный для поиска веб-сайт.

В любой момент вы можете нажать Отменить публикацию, чтобы убрать страницу из сети.

Как делиться страницами в командных пространствах

В зависимости от вашего рабочего пространства в Notion, вы можете или уже быть частью командного пространства (совместные рабочие пространства). Прежде чем автоматически создавать и делиться страницами с участниками командного пространства, а также наоборот, вам нужно создать или присоединиться к командному пространству.

Как создать новое командное пространство

Нажмите на значок Новое командное пространство, который выглядит как плюс (+) рядом с Командные пространства.

2. Во всплывающем окне введите название вашего командного пространства, добавьте описание (по желанию) и выберите, кто может видеть и присоединяться к вашему пространству. Примечание: если вы установите статус Закрыто для вашего командного пространства, любой сможет видеть, что пространство существует, но не сможет просматривать страницы внутри него.

3. Нажмите Создать командное пространство.

Теперь у вас есть отдельное пространство в Notion, где ваша команда может создавать и делиться страницами.

Как присоединиться к командному пространству

Нажмите на троеточие (...) рядом с Командные пространства, затем выберите Просмотреть командные пространства.

2. Прокрутите доступные пространства в разделе Другие командные пространства. Или, если вы знаете название пространства, к которому хотите присоединиться, введите его в строку поиска.

3. В зависимости от настроек командного пространства, вы можете нажать Присоединиться, чтобы присоединиться к пространству непосредственно, или нажать Запросить, чтобы попросить владельца командного пространства вас впустить.

Каждое пространство, к которому вы присоединяетесь, сразу появляется в разделе Ваши командные пространства в боковой панели. У вас также будет доступ ко всем страницам и подстраницам этого пространства.

Как управлять участниками в командных пространствах

Предположим, кто-то запросил присоединение к вашему закрытому командному пространству. Уведомление появится в вашем почтовом ящике Notion, где вы сможете одобрить или отклонить запрос.

Нажмите Обновления в боковой панели, чтобы перейти к вашему почтовому ящику.
В уведомлении о запросе нажмите Одобрить или Отклонить.

Если вы хотите добавить или удалить участников из своего командного пространства или управлять разрешениями участников, нажмите на многоточие (...) рядом с названием командного пространства, а затем выберите Настройки командного пространства.

Вот общий обзор настроек, которые вы можете изменить:

Общее: Это позволяет вам изменить название, значок и описание командного пространства.
Участники: Это позволяет вам добавлять и удалять участников и управлять их взаимодействием с страницами в вашем командном пространстве (может просматривать, может комментировать или полный доступ).
Безопасность: Это позволяет вам ограничить, кто может приглашать других участников и изменять боковую панель командного пространства.

Как использовать базы данных в Notion

Базы данных в Notion позволяют легко хранить, организовывать и визуализировать информацию. Вы можете представить каждую запись базы данных как один из основных строительных блоков, о которых мы рассматривали ранее. Например, изображение может быть записью. Также и целая страница.

Прежде чем мы приступим к созданию базы данных, важно понять все способы визуализации ваших данных:

Таблица: Это дает вам общий обзор всего содержимого вашей базы данных.
Список: Это хороший вариант для перечисления коллекции страниц, таких как записи в журнале или заметки о встречах.
Календарь: Это отображает ваши страницы в виде карточек на календаре.
Хронология: Это отображает ваши страницы на бесконечно прокручиваемой горизонтальной линии, что полезно для представления рабочих процессов, включающих диапазоны дат или несколько последовательных шагов, например, запуск продукта.
Галерея: Это самый визуальный вариант, позволяющий просмотреть содержимое в каждой записи.
Доска: Это доска Канбан. Она группирует ваш контент по категориям, например: В процессе, Проверено и Готово, что делает ее отличным вариантом для управления задачами.

Как создать базу данных в Notion

Вы можете создать базу данных как отдельную страницу или встроенную с другим контентом на существующей странице. Настройка в обоих случаях примерно одинакова.

Откройте новую или существующую страницу в Notion.
Введите команду косая черта /database для создания новой базы данных и выберите База данных – Встроенная или База данных – Полноэкранная. По умолчанию Notion отображает встроенную базу данных как таблицу, но вы легко можете это изменить.

3. Дайте вашей базе данных название и добавьте свои записи.

Нужно отредактировать запись? Если вы создали таблицу, наведите курсор на название записи в первом столбце (или «свойство») и нажмите Открыть. Он откроется как отдельная страница, которую вы затем можете отредактировать.

Для всех остальных макетов просто щелкните по карте, и она откроется как отдельная страница.

Как создать различные виды базы данных в Notion

Допустим, вы создали свою первоначальную базу данных в виде таблицы, но теперь хотите визуализировать те же записи в виде доски.

Наведите указатель на вашу базу данных, пока не появится плавающее меню над ней.
Щелкните по иконке Изменить макет представления, которая выглядит как многоточие (...), а затем выберите Макет.

3. Выберите желаемый макет. Notion также предоставит вам предварительный просмотр макета в реальном времени, когда вы переключаетесь между вариантами макета.

Однако стоит отметить, что изменение макета таким образом означает, что вид календаря заменит оригинальный вид таблицы.

Если вы хотите создать несколько видов, между которыми легко переключаться, добавьте новое представление.

Наведите указатель на вашу базу данных, пока не появится плавающее меню над ней.
Щелкните по иконке плюс (+) рядом с названием вашей доски.
Выберите источник данных, к которому вы хотите подключиться. Это должен быть тот же источник данных, который вы использовали в своем первоначальном виде базы данных. Примечание: Связанные базы данных не являются дубликатами, они представляют другой вид тех же базовых данных.

4. Измените макет по мере необходимости.

Вот и все. И нет ограничений на количество видов макетов, которые можно создать в одной базе данных.

Автоматизация Notion

Notion предлагает множество функций и настроек для превращения его в идеальный информационный центр. Но сначала вам нужно загрузить эту информацию в Notion.

Когда вы связываете Notion с Zapier, вы можете автоматически отправлять данные из других приложений в свое рабочее пространство Notion и наоборот. Например, вы можете добавлять новые события в календаре или элементы в своем приложении для чтения позже в базы данных в Notion. Узнайте больше о как автоматизировать Notion, или начните с одного из этих рабочих процессов.

Содержание этой статьи было переведено из оригинальной статьи