O que é Notion?

Aqui está um guia passo a passo sobre como utilizar o Notion.

Cada pessoa tem seus motivos para se interessar pelo Notion. Para mim, é a estética de tudo, desde animações fofas em seus vídeos de demonstração até uma interface elegante, o Notion verifica todas as caixas visuais. Para a maioria das outras pessoas que não compartilham do mesmo motivo inócuo, o apelo real está na sua quase perfeita combinação de personalização e funcionalidade.

O Notion pode ser seu processador de texto, seu banco de dados, seu quadro Kanban – até mesmo seu segundo cérebro. Mas primeiro, você precisa saber como utilizar os blocos básicos do aplicativo. É o velho “é preciso aprender a andar antes de correr”.

Aqui, vou guiá-lo através dos conceitos básicos de como utilizar o Notion, para que você possa tirar o máximo proveito dele.

Sumário:

O que é Notion?
Como usar o Notion em um piscar de olhos
Como gerenciar sua barra lateral do Notion
Como compartilhar páginas e colaborar no Notion
Como usar bancos de dados no Notion

O Notion, essencialmente, é um aplicativo de anotações. Mas na realidade, não há uma categoria que capture com precisão tudo o que o Notion pode fazer. Porque se você souber como utilizar os blocos básicos do aplicativo, ele funciona como muito mais do que apenas um lugar para anotar seus pensamentos – torna-se mais uma espaço de trabalho completo.

O Notion fornece um espaço único para organizar desde dados de leads até listas de tarefas e wikis de empresas, permitindo transformá-lo em um CRM, uma ferramenta de gestão de projetos e, com ajuda do Notion AI, um parceiro de escrita.

Como usar o Notion em um piscar de olhos

Para começar com uma página em branco, clique em Adicionar uma página na barra lateral. Se esta opção não estiver visível, clique no ícone Adicionar uma página, que se parece com um sinal de adição (+).

Ou clique em Modelos e escolha entre mais de 10.000 modelos para ajudá-lo a iniciar seu trabalho.

Para adicionar conteúdo à sua página, como texto, imagens e vídeos, você precisa adicionar um bloco. Os blocos são a maneira como você constrói qualquer coisa no Notion. Existem cinco categorias básicas de blocos (e mais de 500 tipos de blocos):

Blocos de texto
Blocos em linha
Blocos de mídia
Blocos de incorporação
Blocos de banco de dados

Blocos de texto

Um bloco de texto é o mais básico dos blocos básicos e é exatamente o que parece. Inclui texto corporal, títulos, listas com marcadores, alternadores (caixas de texto recolhíveis) e destaques.

Para adicionar texto no Notion, clique em qualquer lugar na página e comece a digitar.

Precisa estilizar seu texto? Aqui estão todas as maneiras que você pode formatar seu texto no Notion:

Comandos de barra: Digite o comando de barra Transformar em no início de um bloco de texto: /turn [formato]. Por exemplo, /turn título 1 ou /turn citação. Se você esquecer quais opções de formatação estão disponíveis, sem problemas – assim que você começar a digitar /turn, um menu suspenso aparecerá automaticamente com suas opções.

Atalhos de teclado: Destaque o texto que deseja formatar e use seu atalho de teclado.
Markdown: Use o Markdown enquanto digita ou no início de um novo bloco para aplicar estilos de formatação comuns, como negrito, itálico e listas com marcadores.
Menu de bloco: Digamos que você queira preencher seu bloco de texto com cor. Clique no ícone de seis pontos do menu ao lado do seu bloco de texto e selecione Cor. O menu de bloco também lhe dará acesso a muitas das mesmas ações que você pode realizar usando comandos de barra ou atalhos de teclado.

Blocos Inline

Blocos Inline permitem exibir blocos de conteúdo, incluindo datas, menções, emojis e equações matemáticas, dentro de outro bloco.

Se você deseja mencionar uma pessoa, página ou data, digite @ e selecione na lista suspensa que aparece.

Para adicionar um emoji, digite dois pontos (:) imediatamente seguido pelo nome do emoji.

E para adicionar um símbolo ou equação matemática, digite /inline, clique em Equação Inline e insira o símbolo ou equação que deseja inserir.

Blocos de Mídia

Blocos de Mídia são para imagens, arquivos, vídeo e áudio – todos os quais você pode interagir diretamente da sua página Notion.

A maneira mais fácil de adicionar um arquivo de mídia é arrastá-lo e soltá-lo diretamente na sua página Notion. Alternativamente, você pode usar o comando de barra para o arquivo de mídia que deseja enviar (por exemplo, /arquivo ou /vídeo). Passe o mouse sobre qualquer arquivo de mídia e uma barra de ferramentas flutuante aparecerá com atalhos para ferramentas comumente usadas, como Comentário, Legenda e Download.

Blocos de incorporação

Blocos de incorporação contêm conteúdo puxado de outro site. Por exemplo, uma rota de condução salva no Google Maps ou um vídeo do YouTube.

Há inúmeras coisas que você pode incorporar no Notion – desde gravações do Loom e Zoom até arquivos armazenados na nuvem. Para incorporar conteúdo em sua página, use seu comando de barra (por exemplo, /map ou /youtube), ou digite /embed e percorra as opções disponíveis.

Blocos de banco de dados

Em termos simples, os blocos de banco de dados são coleções de páginas no Notion. Você pode visualizar seu banco de dados como uma tabela, quadro, lista, linha do tempo, calendário ou galeria. Cada layout contém todas as mesmas funcionalidades – a única diferença é como suas informações são exibidas.

Dado que os bancos de dados são talvez o recurso mais poderoso no Notion, farei uma revisão mais aprofundada sobre como usar bancos de dados mais adiante.

Como reorganizar blocos no Notion

O Notion facilita muito a reorganização de conteúdo.

Selecione o bloco que deseja mover. Ou destaque vários blocos para movê-los como um grupo.
Clique no ícone do menu do bloco. Se você destacou vários blocos, pode clicar em qualquer menu de bloco dentro da sua seleção.
Arraste e solte sua seleção para um novo local. Observação: Ao arrastar, uma barra azul fina aparecerá para indicar onde o bloco existirá assim que você soltar o cursor. Uma barra horizontal significa que seu conteúdo irá acima ou abaixo do conteúdo circundante; uma barra vertical significa que ele ficará ao lado do conteúdo circundante em um layout de coluna.

Como gerenciar a barra lateral do Notion

As páginas do Notion estão dentro de Teamspaces (mais sobre isso em breve), Compartilhado, ou seu próprio espaço Privado – todos acessíveis através da sua barra lateral. Observação: Dependendo da estrutura do seu espaço de trabalho, você pode ver uma ou todas essas seções.

Cada página de nível superior pode hospedar um número infinito de subpáginas. E embora você possa navegar facilmente para uma subpágina na barra lateral, o Notion fornece outra opção útil: ele preenche automaticamente os nomes das subpáginas em sua página de nível superior. Isso é ótimo se você quiser percorrer uma lista de subpáginas sem a distração de outras páginas irrelevantes.

Precisa de acesso fácil a uma página específica? Adicione aos seus favoritos.

Abra a página que deseja adicionar aos favoritos.
Clique no ícone Adicionar aos favoritos, que se parece com uma estrela, no topo da página.

Uma nova seção de Favoritos aparecerá no topo da sua barra lateral com suas páginas marcadas. Nota: Se você marcou uma página de nível superior, todas as suas subpáginas aparecerão automaticamente em seus Favoritos também.

Como compartilhar páginas e colaborar no Notion

Há três maneiras principais de compartilhar páginas e colaborar no Notion:

Compartilhar páginas individuais com outros
Publicar páginas na web
Compartilhar páginas em espaços de equipe

Como compartilhar páginas individuais com outros

Abra a página que deseja compartilhar.
Clique em Compartilhar no topo da página.
Insira o nome ou o endereço de e-mail da pessoa com quem deseja compartilhar a página.

4. Por padrão, qualquer pessoa com quem você compartilhar a página pode editar e compartilhar com outros. Para alterar isso, clique na lista suspensa ao lado de Acesso total e selecione as permissões corretas.

5. Clique em Convidar.

Alternativamente, você pode compartilhar um link para sua página.

Abra a página que deseja compartilhar.
Clique em Compartilhar no topo da página.
Clique em Copiar link e compartilhe como faria normalmente.

Depois de compartilhar a página, ela será automaticamente exibida em uma nova seção Compartilhado em ambas as suas barras laterais.

Como publicar páginas na web

Vamos supor que você queira transformar todas as suas entradas de diário em um blog público. Ou talvez você tenha criado um portfólio que deseja compartilhar com qualquer pessoa com acesso à internet.

Abra a página que deseja publicar.
Clique em Compartilhar no topo da página.
Clique na aba Publicar.
Clique em Publicar. Nota: Sua página (e qualquer uma de suas subpáginas) será publicada imediatamente.
Clique em configurações para alterar o nome de domínio, que será seguido por .notion.site. Por exemplo, jess-travels.notion.site.
Se deseja que sua página seja pesquisável na web, clique na alternância ao lado de Indexação de mecanismos de pesquisa. Atualize todas as outras configurações de permissão conforme necessário.

É isso. Agora você tem um site totalmente navegável e pesquisável.

Em qualquer momento, você pode clicar em Despublicar para removê-lo da web.

Como compartilhar páginas em espaços de equipe

Dependendo do seu espaço de trabalho no Notion, você pode ou não fazer parte de um espaço de equipe (espaços de trabalho colaborativos). Antes de poder criar e compartilhar automaticamente páginas com membros de um espaço de equipe, e vice-versa, você precisa criar ou ingressar em um espaço de equipe.

Como criar um novo espaço de equipe

Clique no ícone Novo espaço de equipe, que se parece com um sinal de mais (+) ao lado de Espaços de equipe.

2. Na janela que aparece, insira o nome do seu espaço de equipe, adicione uma descrição (opcional) e escolha quem pode ver e ingressar em seu espaço. Observação: Se você definir seu espaço de equipe como Fechado, qualquer pessoa poderá ver que o espaço de equipe existe, mas não poderá visualizar as páginas dentro dele.

3. Clique em Criar espaço de equipe.

Agora você tem um espaço dedicado no Notion para sua equipe criar e compartilhar páginas.

Como ingressar em um espaço de equipe

Clique nos pontos de suspensão (…) ao lado de Espaços de equipe e selecione Procurar espaços de equipe.

2. Role pelas espaços disponíveis na seção Mais espaços de equipe. Ou, se você souber o nome do espaço que deseja ingressar, digite-o na barra de pesquisa.

3. Dependendo das configurações do espaço de equipe, você pode clicar em Participar para ingressar no espaço diretamente, ou clicar em Solicitar para pedir ao proprietário do espaço de equipe para deixá-lo entrar.

Cada espaço que você ingressar aparecerá imediatamente em Seus espaços de equipe na barra lateral. Você também terá acesso a todas as páginas e subpáginas desse espaço.

Como gerenciar membros em espaços de equipe

Vamos supor que alguém tenha solicitado ingresso em seu espaço de equipe fechado. Uma notificação aparecerá em sua caixa de entrada do Notion, onde você poderá aprovar ou negar a solicitação.

Clique em Atualizações na barra lateral para acessar sua caixa de entrada.
Na notificação de solicitação, clique em Aprovar ou Recusar.

Se deseja adicionar ou remover membros do seu espaço de equipe, ou gerenciar as permissões dos membros, clique nos pontos de suspensão (...) ao lado do nome do espaço de equipe e selecione Configurações do espaço de equipe.

Aqui está uma visão geral das configurações que você pode modificar:

Geral: Isso permite alterar o nome, ícone e descrição do espaço de equipe.
Membros: Isso permite adicionar e remover membros e gerenciar como eles interagem com as páginas no seu espaço de equipe (pode visualizar, pode comentar ou acesso total).
Segurança: Isso permite limitar quem pode convidar outros membros e alterar a barra lateral do espaço de equipe.

Como usar bancos de dados no Notion

Os bancos de dados no Notion facilitam o armazenamento, organização e visualização de informações. Você pode pensar em cada entrada do banco de dados como um dos blocos básicos que analisamos anteriormente. Por exemplo, uma imagem pode ser uma entrada. Assim como uma página inteira.

Antes de começarmos a criar um banco de dados, no entanto, é importante entender todas as formas de visualizar seus dados:

Tabela: Isso fornece uma visão geral de todo o conteúdo do seu banco de dados.
Lista: Esta é uma boa opção para listar uma coleção de páginas, como entradas de diário ou notas de reuniões.
Calendário: Isso exibe suas páginas como cartões em um calendário.
Cronograma: Isso exibe suas páginas em uma linha horizontal de rolagem infinita, o que é útil para apresentar fluxos de trabalho que envolvem intervalos de datas ou múltiplos passos consecutivos, como um lançamento de produto.
Galeria: Esta é a opção mais visual, dando uma visualização do conteúdo dentro de cada dado.
Quadro: Este é um quadro Kanban. Ele agrupa seu conteúdo por categoria, por exemplo: Em andamento, Revisão e Concluído, sendo uma ótima opção para gestão de tarefas.

Como criar um banco de dados no Notion

Você pode criar um banco de dados como sua própria página ou em linha com outro conteúdo em uma página existente. A configuração é mais ou menos a mesma de qualquer maneira.

Abra uma página nova ou existente no Notion.
Insira o comando de barra /database para criar um novo banco de dados e selecione Banco de dados – Em linha ou Banco de dados – Página completa. Por padrão, o Notion exibirá um banco de dados em linha como uma tabela, mas você pode facilmente alterar isso.

3. Dê um nome ao seu banco de dados e adicione suas entradas.

Precisa editar uma entrada? Se você criou uma visualização em tabela, passe o mouse sobre o nome da entrada na primeira coluna (ou “propriedade”) e clique em Abrir. Ela será aberta como sua própria página, que você pode então editar.

Para todos os outros layouts, basta clicar no cartão e ele abrirá como sua própria página.

Como criar diferentes visualizações de banco de dados no Notion

Vamos dizer que você criou seu banco de dados inicial em uma visualização de tabela, mas agora deseja visualizar as mesmas entradas em uma visualização de quadro.

Passe o mouse sobre o seu banco de dados até que um menu flutuante apareça acima dele.
Clique no ícone Editar layout da visualização, que se parece com reticências (...), e selecione Layout.

3. Escolha o layout desejado. O Notion também lhe dará uma prévia em tempo real do layout ao clicar nas opções de layout.

Vale mencionar, no entanto, que ao alterar o layout dessa maneira, a visualização do calendário irá substituir a visualização original da tabela.

Se você deseja criar várias visualizações entre as quais pode alternar facilmente, adicione uma nova visualização.

Passe o mouse sobre o seu banco de dados até que um menu flutuante apareça acima dele.
Clique no ícone mais (+) ao lado do nome do seu quadro.
Selecione a fonte de dados à qual deseja se vincular. Deve ser a mesma fonte de dados que você usou em sua visualização inicial do banco de dados. Observação: Bancos de dados vinculados não são duplicados – são outra visualização dos mesmos dados subjacentes.

4. Altere o layout, conforme necessário.

É isso. E não há limite para quantas visualizações de layouts você pode criar dentro de um banco de dados.

Automatize o Notion

O Notion oferece muitos recursos e personalizações para transformá-lo no hub de informações perfeito. Mas primeiro, você precisa inserir essas informações no Notion.

Quando você conecta o Notion ao Zapier, pode enviar automaticamente dados de outros aplicativos para o seu espaço de trabalho do Notion e vice-versa. Por exemplo, você pode adicionar novos eventos de calendário ou itens em seu aplicativo de leitura posterior aos bancos de dados no Notion. Saiba mais sobre como automatizar o Notion ou comece com um desses fluxos de trabalho.

O conteúdo deste artigo foi traduzido do artigo original