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Qu’est-ce que Notion ?

Voici un guide étape par étape sur la façon d’utiliser Notion. Chacun a ses raisons d’être attiré par Notion. Pour ma part, c’est surtout l’esthétique de tout cela, des animations mignonnes dans ses vidéos de démonstration à une interface élégante, Notion coche toutes les cases visuelles. Pour la plupart des autres humains qui ne partagent pas la même raison absurde, le véritable attrait réside dans son mélange presque parfait de personnalisation et de fonctionnalité.

Voici un guide étape par étape sur la façon d’utiliser Notion.

Chacun a ses raisons d’être attiré par Notion. Pour ma part, c’est surtout l’esthétique de tout cela, des animations mignonnes dans ses vidéos de démonstration à une interface élégante, Notion coche toutes les cases visuelles. Pour la plupart des autres humains qui ne partagent pas la même raison absurde, le véritable attrait réside dans son mélange presque parfait de personnalisation et de fonctionnalité.

Notion peut être votre traitement de texte, votre base de données, votre tableau Kanban, voire même votre deuxième cerveau. Mais d’abord, vous devez savoir comment utiliser les blocs de construction de base de l’application. C’est un peu comme le dicton « il faut apprendre à marcher avant de pouvoir courir ».

Ici, je vais vous expliquer les bases de l’utilisation de Notion, afin que vous puissiez en tirer le meilleur parti.

Table des matières :

  • Qu’est-ce que Notion ?
  • Comment utiliser Notion en un coup d’œil
  • Comment gérer la barre latérale de Notion
  • Comment partager des pages et collaborer dans Notion
  • Comment utiliser les bases de données dans Notion

Qu’est-ce que Notion ?

Notion est, fondamentalement, une application de prise de notes. Mais en réalité, il n’y a pas une seule catégorie qui capture avec précision tout ce que Notion peut faire. Parce que si vous savez comment utiliser les blocs de construction de base de l’application, elle fonctionne bien plus que comme un simple endroit pour noter vos pensées, elle devient plutôt un espace de travail tout-en-un.

Notion offre un espace unique pour organiser tout, des données de prospects aux listes de tâches en passant par les wikis d’entreprise, vous permettant de le transformer en un CRM, un outil de gestion de projet et, avec l’aide de Notion AI, un partenaire d’écriture.

Comment utiliser Notion en un coup d’œil

Pour commencer avec une page vide, cliquez sur Ajouter une page dans la barre latérale. Si cette option n’est pas visible, cliquez sur l’icône Ajouter une page, qui ressemble à un signe plus (+).

Ou cliquez sur Modèles et choisissez parmi plus de 10 000 modèles pour vous aider à démarrer votre travail.

Pour ajouter du contenu à votre page, comme du texte, des images et des vidéos, vous devez ajouter un bloc. Les blocs sont la manière dont vous construisez n’importe quoi dans Notion. Il existe cinq catégories de blocs de construction de base (et plus de 500 types de blocs) :

  • Blocs de texte
  • Blocs en ligne
  • Blocs multimédias
  • Blocs d’intégration
  • Blocs de base de données

Blocs de texte

Un bloc de texte est le plus basique des blocs de construction de base, et c’est exactement ce que ça semble être. Il inclut du texte principal, des titres, des listes à puces, des bascules (boîtes de texte pliables) et des appels à l’action.

Pour ajouter du texte dans Notion, cliquez n’importe où sur la page et commencez à taper.

Besoin de styliser votre texte ? Voici toutes les façons dont vous pouvez formater votre texte dans Notion :

  • Commandes slash : Entrez la commande slash Turn into au début d’un bloc de texte : /turn [format]. Par exemple, /turn heading 1 ou /turn quote. Si vous oubliez quelles options de formatage sont disponibles, pas de problème – une fois que vous commencez à taper /turn, un menu déroulant apparaîtra automatiquement avec vos options.
  • Raccourcis clavier : Sélectionnez le texte que vous souhaitez formater et utilisez votre raccourci clavier.
  • Markdown : Utilisez le Markdown lors de la saisie ou au début d’un nouveau bloc pour appliquer des styles de formatage courants, tels que gras, italique et listes à puces.
  • Menu de bloc : Disons que vous voulez remplir votre bloc de texte avec de la couleur. Cliquez sur l’icône de menu à six points à côté de votre bloc de texte, et sélectionnez Couleur. Le menu de bloc vous donnera également accès à de nombreuses actions identiques à celles que vous pouvez effectuer à l’aide de commandes slash ou de raccourcis clavier.

Blocs en ligne

Les blocs en ligne vous permettent d’afficher des blocs de contenu, y compris des dates, des mentions, des emojis et des équations mathématiques, à l’intérieur d’un autre bloc.

Si vous souhaitez mentionner une personne, une page ou une date, saisissez @, et sélectionnez parmi les options qui apparaissent.

Pour ajouter un emoji, saisissez deux points (:) suivi immédiatement du nom de l’emoji.

Et pour ajouter un symbole ou une équation mathématique, entrez /inline, cliquez sur Equation en ligne, et entrez le symbole ou l’équation que vous souhaitez insérer.

Blocs médias

Les blocs médias sont pour les images, les fichiers, les vidéos et l’audio – tous que vous pouvez interagir directement depuis votre page Notion.

La manière la plus simple d’ajouter un fichier média est de le faire glisser et déposer directement sur votre page Notion. Sinon, vous pouvez utiliser la commande slash pour le fichier média que vous voulez télécharger (par exemple, /file ou /video). Passez la souris sur n’importe quel fichier média, et une barre d’outils flottante apparaîtra avec des raccourcis vers des outils couramment utilisés, tels que CommentaireLégende, et Téléchargement.

Bloc d’intégration

Les blocs d’intégration contiennent du contenu provenant d’un autre site web. Par exemple, un itinéraire de conduite enregistré dans Google Maps ou une vidéo YouTube.

Vous pouvez intégrer d’innombrables choses dans Notion, des enregistrements Loom et Zoom aux fichiers stockés dans le cloud. Pour intégrer du contenu sur votre page, utilisez votre commande oblique (par exemple /map ou /youtube), ou saisissez /intégrer et parcourez les options disponibles.

Blocs de base de données

En termes simples, les blocs de base de données sont des collections de pages dans Notion. Vous pouvez visualiser votre base de données sous forme de tableau, tableau de bord, liste, chronologie, calendrier ou galerie. Chaque disposition contient les mêmes fonctionnalités, la seule différence étant la façon dont vos informations sont affichées.

Étant donné que les bases de données sont sans doute la fonctionnalité la plus puissante de Notion, je ferai une revue plus détaillée sur comment utiliser les bases de données plus tard.

Comment réorganiser les blocs dans Notion

Notion facilite vraiment la réorganisation du contenu.

  1. Sélectionnez le bloc que vous souhaitez déplacer. Ou mettez en surbrillance plusieurs blocs pour les déplacer en groupe.
  2. Cliquez sur l’icône du menu du bloc. Si vous avez mis en surbrillance plusieurs blocs, vous pouvez cliquer sur n’importe quel menu de bloc dans votre sélection.
  3. Faites glisser et déposez votre sélection à un nouvel emplacement. Remarque : Lorsque vous faites glisser, une fine barre bleue apparaîtra pour indiquer où le bloc se trouvera une fois que vous aurez relâché votre curseur. Une barre horizontale signifie que votre contenu ira au-dessus ou en dessous du contenu environnant ; une barre verticale signifie qu’il ira à côté du contenu environnant dans une disposition en colonne.

Comment gérer votre barre latérale Notion

Les pages Notion se trouvent dans des Teamspaces (nous en reparlerons un peu plus tard), Partagées, ou votre propre espace Privé, tous accessibles via votre barre latérale. Remarque : Selon la structure de votre espace de travail, vous pouvez voir une ou toutes ces sections.

Chaque page de premier niveau peut héberger un nombre infini de sous-pages. Et bien que vous puissiez facilement accéder à une sous-page depuis la barre latérale, Notion propose une autre option utile : il remplit automatiquement les noms des sous-pages dans votre page de premier niveau. C’est idéal si vous souhaitez parcourir une liste de sous-pages sans être distrait par d’autres pages non pertinentes.

Besoin d’un accès facile à une page spécifique ? Ajoutez-la à vos favoris.

  1. Ouvrez la page que vous souhaitez ajouter à vos favoris.
  2. Cliquez sur l’icône Ajouter aux favoris, qui ressemble à une étoile, en haut de la page.

Une nouvelle section Favoris apparaîtra en haut de votre barre latérale avec vos pages étoilées. Remarque : si vous avez étoilé une page de premier niveau, toutes ses sous-pages apparaîtront automatiquement dans vos Favoris également.

Comment partager des pages et collaborer dans Notion

Il existe trois principales façons de partager des pages et de collaborer dans Notion :

  • Partager des pages individuelles avec d’autres
  • Publier des pages sur le web
  • Partager des pages dans des espaces d’équipe

Comment partager des pages individuelles avec d’autres

  1. Ouvrez la page que vous souhaitez partager.
  2. Cliquez sur Partager en haut de la page.
  3. Entrez le nom ou l’adresse e-mail de la personne avec laquelle vous souhaitez partager la page.

4. Par défaut, toute personne avec laquelle vous partagez la page peut la modifier et la partager avec d’autres. Pour modifier cela, cliquez sur le menu déroulant à côté de Accès complet et sélectionnez les autorisations appropriées.

5. Cliquez sur Inviter.

Alternativement, vous pouvez partager un lien vers votre page.

  1. Ouvrez la page que vous souhaitez partager.
  2. Cliquez sur Partager en haut de la page.
  3. Cliquez sur Copier le lien et partagez-le comme vous le feriez normalement.

Une fois que vous avez partagé la page, elle apparaîtra automatiquement dans une nouvelle section Partagé dans vos deux barres latérales.

Comment publier des pages sur le web

Disons que vous souhaitez transformer toutes vos entrées de journal en un blog public. Ou peut-être avez-vous créé un portfolio que vous voulez partager avec quiconque a accès à internet.

  1. Ouvrez la page que vous souhaitez publier.
  2. Cliquez sur Partager en haut de la page.
  3. Cliquez sur l’onglet Publier.
  4. Cliquez sur Publier. Remarque : votre page (et toutes ses sous-pages) sera publiée immédiatement.
  5. Cliquez sur paramètres pour modifier le nom de domaine, qui sera suivi de .notion.site. Par exemple, jess-voyages.notion.site.
  6. Si vous souhaitez que votre page soit référencée sur le web, cliquez sur le bouton à bascule à côté de Indexation par les moteurs de recherche. Mettez à jour tous les autres paramètres d’autorisation selon vos besoins.

C’est tout. Maintenant, vous avez un site web entièrement navigable et consultable.

À tout moment, vous pouvez cliquer sur Dépublier pour le retirer du web.

Comment partager des pages dans les espaces d’équipe

En fonction de votre espace de travail Notion, vous pouvez déjà faire partie ou non d’un espace d’équipe (espaces de travail collaboratifs). Avant de pouvoir créer et partager automatiquement des pages avec les membres d’un espace d’équipe, et vice versa, vous devez créer ou rejoindre un espace d’équipe.

Comment créer un nouvel espace d’équipe

  1. Cliquez sur l’icône Nouvel espace d’équipe, qui ressemble à un signe plus (+) à côté de Espaces d’équipe.

2. Dans la fenêtre contextuelle qui apparaît, saisissez le nom de votre espace d’équipe, ajoutez une description (facultatif) et choisissez qui peut voir et rejoindre votre espace. Remarque : Si vous définissez votre espace d’équipe comme Fermé, tout le monde pourra voir que l’espace d’équipe existe, mais ils ne pourront pas voir les pages à l’intérieur.

3. Cliquez sur Créer l’espace d’équipe.

Vous disposez maintenant d’un espace dédié dans Notion pour que votre équipe crée et partage des pages.

Comment rejoindre un espace d’équipe

  1. Cliquez sur les points de suspension (…) à côté de Espaces d’équipe, puis sélectionnez Parcourir les espaces d’équipe.

2. Parcourez les espaces disponibles dans la section Autres espaces d’équipe. Ou, si vous connaissez le nom de l’espace que vous souhaitez rejoindre, saisissez-le dans la barre de recherche.

3. Selon les paramètres de l’espace d’équipe, vous pouvez cliquer sur Rejoindre pour intégrer directement l’espace, ou cliquer sur Demander pour demander au propriétaire de l’espace de vous y laisser entrer.

Chaque espace auquel vous adhérez apparaîtra immédiatement sous Vos espaces d’équipe dans la barre latérale. Vous aurez également accès à toutes les pages et sous-pages de cet espace.

Comment gérer les membres dans les espaces d’équipe

Imaginons que quelqu’un ait demandé à rejoindre votre espace d’équipe fermé. Une notification apparaîtra dans votre boîte de réception Notion où vous pourrez approuver ou refuser la demande.

  1. Cliquez sur Mises à jour dans la barre latérale pour accéder à votre boîte de réception.
  2. Dans la notification de demande, cliquez sur Approuver ou Refuser.

Si vous souhaitez ajouter ou supprimer des membres de votre équipe, ou gérer les autorisations des membres, cliquez sur les points de suspension (...) à côté du nom de l’équipe, puis sélectionnez Paramètres de l’équipe.

Voici un aperçu des paramètres que vous pouvez modifier :

  • Général : Cela vous permet de changer le nom de l’équipe, l’icône et la description.
  • Membres : Cela vous permet d’ajouter et de supprimer des membres, et de gérer la manière dont ils interagissent avec les pages de votre équipe (peut voir, peut commenter ou accès complet).
  • Sécurité : Cela vous permet de limiter qui peut inviter d’autres membres et de modifier la barre latérale de l’équipe.

Comment utiliser les bases de données dans Notion

Les bases de données dans Notion facilitent le stockage, l’organisation et la visualisation des informations. Vous pouvez considérer chaque entrée de base de données comme l’un des blocs de construction de base que nous avons examinés précédemment. Par exemple, une image peut être une entrée. Une page entière aussi.

Avant de créer une base de données, il est cependant important de comprendre toutes les façons dont vous pouvez visualiser vos données :

  • Tableau : Cela vous donne un aperçu global de tout le contenu de votre base de données.
  • Liste : C’est une bonne option pour lister une collection de pages, comme des entrées de journal ou des notes de réunion.
  • Calendrier : Cela affiche vos pages sous forme de cartes dans un calendrier.
  • Chronologie : Cela affiche vos pages sur une ligne horizontale déroulante à l’infini, ce qui est utile pour présenter des flux de travail impliquant des plages de dates ou des étapes consécutives multiples, comme un lancement de produit.
  • Galerie : Il s’agit de l’option la plus visuelle, vous donnant un aperçu du contenu de chaque donnée.
  • Tableau : Il s’agit d’un tableau Kanban. Il groupe votre contenu par catégorie, par exemple : En cours, En révision et Terminé, ce qui en fait une excellente option pour la gestion des tâches.

Comment créer une base de données dans Notion

Vous pouvez créer une base de données en tant que page distincte ou en ligne avec d’autres contenus sur une page existante. La configuration est plus ou moins la même dans les deux cas.

  1. Ouvrez une nouvelle page ou une page existante dans Notion.
  2. Entrez la commande oblique /database pour créer une nouvelle base de données, et sélectionnez Base de données – En ligne ou Base de données – Page complète. Par défaut, Notion affichera une base de données en ligne sous forme de tableau, mais vous pouvez facilement modifier cela.

3. Donnez un nom à votre base de données et ajoutez vos entrées.

Besoin de modifier une entrée ? Si vous avez créé une vue en tableau, survolez le nom de l’entrée dans la première colonne (ou « propriété »), et cliquez sur Ouvrir. Cela s’ouvrira comme sa propre page, que vous pourrez ensuite modifier.

Pour tous les autres mises en page, il suffit de cliquer sur la carte, et elle s’ouvrira en tant que page distincte.

Comment créer différentes vues de base de données dans Notion

Disons que vous avez créé votre base de données initiale sous forme de tableau, mais maintenant vous souhaitez visualiser les mêmes entrées sous forme de tableau kanban.

  1. Passez le curseur sur votre base de données jusqu’à ce qu’un menu flottant apparaisse au-dessus.
  2. Cliquez sur l’icône Modifier la mise en page de la vue, qui ressemble à un point de suspension (...), puis sélectionnez Mise en page.

3. Choisissez la mise en page souhaitée. Notion vous donnera également un aperçu en temps réel de la mise en page à mesure que vous parcourez vos options de mise en page.

Il est à noter, cependant, que changer de mise en page de cette manière signifie que la vue calendrier remplacera la vue initiale du tableau.

Si vous souhaitez créer plusieurs vues entre lesquelles vous pouvez facilement basculer, ajoutez une nouvelle vue à la place.

  1. Passez le curseur sur votre base de données jusqu’à ce qu’un menu flottant apparaisse au-dessus.
  2. Cliquez sur l’icône plus (+) à côté du nom de votre tableau kanban.
  3. Sélectionnez la source de données à laquelle vous souhaitez vous connecter. Il s’agit de la même source de données que celle utilisée dans votre vue de base de données initiale. Remarque : les bases de données liées ne sont pas des doublons, ce sont une autre vue des mêmes données sous-jacentes.

4. Modifiez la mise en page, au besoin.

C’est tout. Et il n’y a pas de limite au nombre de vues ou de mises en page que vous pouvez créer dans une seule base de données.

Automatiser Notion

Notion offre de nombreuses fonctionnalités et personnalisations pour en faire le hub d’information parfait. Mais d’abord, vous devez intégrer ces informations dans Notion.

Lorsque vous connectez Notion à Zapier, vous pouvez envoyer automatiquement des données depuis d’autres applications vers votre espace de travail Notion et vice versa. Par exemple, vous pouvez ajouter de nouveaux événements calendrier ou des éléments dans votre application de lecture ultérieure aux bases de données de Notion. Apprenez-en davantage sur comment automatiser Notion, ou commencez avec l’un de ces flux de travail.

Le contenu de cet article a été traduit de l’article original

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