Qu'est-ce que Notion AI ? Et comment l'utiliser

J’ai récemment fait le passage de Google Sheets à Notion pour planifier mes vacances pour deux raisons principales. Premièrement, cela permet des propriétés de sélection multiple, ce qui signifie que je peux attribuer plusieurs étiquettes à des propriétés comme les lieux et les catégories de nourriture. Deuxièmement, l’interface de Notion est plus esthétique.

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Désormais, avec les dernières avancées de Notion AI, j’ai une troisième raison de rester avec Notion : son IA rend la planification de mes voyages beaucoup plus rapide et me permet d’extraire rapidement des informations que j’ai enfouies dans un itinéraire douloureusement détaillé.

Que vous utilisiez Notion pour organiser votre vie, gérer des projets, ou comme un CRM, voici comment utiliser Notion AI pour accélérer tous vos flux de travail.

Table des matières :

Qu’est-ce que Notion AI ?
Comment utiliser Notion AI
Cas d’utilisation de Notion AI

Qu’est-ce que Notion AI ?

Notion AI est un ensemble de fonctionnalités d’IA intégrées dans l’espace de travail de Notion, y compris un assistant IA avec lequel vous pouvez discuter pour obtenir des réponses concernant vos documents et un générateur de texte que vous pouvez inviter à créer, éditer, résumer, et traduire du contenu — même au sein des bases de données.

Note : L’année dernière, Notion a lancé une autre fonctionnalité d’IA appelée Q&A (actuellement en version bêta). Elle fonctionne de manière similaire à l’assistant IA, répondant aux questions sur vos documents.

Comment utiliser Notion AI

Voici un résumé de la façon d’utiliser Notion AI.

Accédez à notion.so, et connectez-vous ou inscrivez-vous.
Interagissez avec Notion AI sur le web de deux manières :
- Cliquez sur Notion AI dans la barre latérale pour utiliser la fonction Q&A, et entrez votre demande dans la barre de message.
- Depuis l’une de vos pages, cliquez sur l’icône menu (elle ressemble à une grille de points 2×3) à côté du bloc avec lequel vous souhaitez que Notion AI vous aide, et cliquez sur Demander à l’IA. Entrez votre demande, ou choisissez parmi l’une des actions IA suggérées.
Une fois que Notion AI génère une réponse, vous avez plusieurs options (cela variera selon la manière dont vous interagissez avec l’IA) :
- Copier la réponse.
- Changer la page que Notion AI consulte pour récupérer des données.
- Régénérer la réponse.
- Partager la réponse.
- Accepter ou rejeter la réponse.
- Marquer la réponse comme utile ou inutile.

Examinons maintenant de plus près les détails de l’utilisation de Notion AI.

1. Inscrivez-vous pour l’extension Notion AI

Pour commencer avec Notion AI, vous devez d’abord vous inscrire à l’extension IA.

Allez sur notion.so.
Cliquez sur Mettre à niveau le plan en bas de la barre latérale.
Dans la fenêtre pop-up qui apparaît, cliquez sur Ajouter au plan (c’est à côté de Notion AI).

Remplissez vos informations de paiement.
Cliquez sur Mettre à niveau maintenant.

Vous pouvez également essayer Notion AI gratuitement. Tant que vous avez un compte Notion, vous bénéficierez automatiquement de 20 réponses IA gratuites.

2. Déclenchez Notion AI

Vous pouvez accéder à Notion AI de plusieurs manières.

Utilisez la barre de recherche. Cliquez sur Recherche dans la barre latérale, et entrez votre question dans la barre de recherche pour que Notion AI puisse y répondre.

Utilisez la fonction Q&A. Cliquez sur Notion AI dans la barre latérale pour commencer un nouveau chat. Choisissez parmi l’une des actions IA suggérées ou entrez une demande dans la barre de message.

Ouvrez un chat Notion AI depuis votre page. Cliquez sur l’icône en forme d’étoile dans le coin inférieur droit de n’importe quelle page Notion pour commencer un nouveau chat Notion AI.

Sélectionnez Ask AI dans un menu de blocs. Cliquez sur l’icône de menu (qui ressemble à une grille de 2×3 points) à côté du bloc avec lequel vous souhaitez que Notion AI vous aide, puis cliquez sur Ask AI. Saisissez votre demande ou choisissez parmi l’une des actions AI suggérées.

Utilisez la commande slash. Tapez /ai, et sélectionnez une action AI. Si vous souhaitez que Notion AI édite votre contenu, vous devez d’abord surligner le texte ou le bloc que vous souhaitez qu’il édite, puis tapez /ai. Choisissez l’une des actions AI suggérées. Ou cliquez sur Voir plus pour saisir une demande spécifique.

Utilisez vos raccourcis clavier. Si vous utilisez Notion sur le web et que vous êtes sur l’une de vos pages, appuyez sur command+J (sur Mac) ou Ctrl+J (sur Windows) pour faire apparaître le menu Notion AI et la barre de message. Si vous avez l’application de bureau Notion, appuyez sur command+shift+K (sur Mac) ou Ctrl+Shift+K (sur Windows) pour commencer une nouvelle discussion—vous n’avez même pas besoin d’être dans l’application pour cela.

3. Interagissez avec la réponse de Notion AI

Selon la façon dont vous avez déclenché Notion AI, la manière dont vous interagissez avec sa réponse variera.

Par exemple, si vous utilisez la fonction de Q&R, voici vos options.

Copier la dernière réponse. Cliquez sur Copier pour copier la dernière réponse dans votre presse-papiers. Vous pouvez ensuite coller et partager le texte comme vous le feriez normalement.
Modifier les données sources de Notion AI. Par défaut, Notion AI analysera tous vos espaces de travail pour trouver des données pertinentes afin d’informer sa réponse. Si vous souhaitez qu’il récupère des données d’une page spécifique, cliquez sur Trouver dans, et saisissez le nom de la page. Le seul inconvénient ici est que vous ne pouvez pas sélectionner plusieurs pages à la fois.

Demander à Notion AI de générer une nouvelle réponse. Cliquez sur l’icône Réessayer, qui ressemble à une flèche courbée pointant à gauche, pour que l’IA génère une nouvelle réponse à votre demande précédente.
Partager la réponse. Cliquez sur l’icône Partager, qui ressemble à une boîte avec une flèche pointant vers le haut, pour partager une image de la demande et de la réponse les plus récentes. Dans la fenêtre contextuelle qui apparaît, cliquez sur Copier l’image à partager, puis partagez l’image comme vous le feriez normalement.

Il n’est pas évident que vous puissiez revoir les discussions Q&A passées, mais c’est possible.

Cliquez sur les trois points (...) dans le coin supérieur droit de votre fenêtre de discussion Q&A.
Cliquez sur Afficher l’historique.

Notion affichera l’intégralité de votre historique de conversation dans la barre latérale Notion AI.

Si vous utilisez Notion AI sur l’une de vos pages, vos options sont légèrement différentes.

Accepter ou rejeter la réponse. Cliquez sur Accepter ou Rejeter pour conserver ou supprimer la réponse de Notion AI.
Insérer la réponse de Notion AI. Cliquez sur Insérer ci-dessous pour ajouter la réponse de l’IA à votre page. En quoi cette option diffère-t-elle de l’acceptation d’une réponse de l’IA ? Cela ne change rien. Ou, si cela change quelque chose, ce n’est pas évident pour moi.
Demander à Notion AI de générer une nouvelle réponse. Cliquez sur Réessayer pour que l’IA génère une nouvelle réponse à votre demande précédente.
Aimer ou ne pas aimer la réponse. Dans la barre de message, cliquez sur l’icône Utile ou Pas utile (cela ressemble à un pouce levé ou un pouce baissé) pour faire savoir à Notion AI ce que vous pensez de sa réponse. Ce retour d’expérience aidera l’IA à s’améliorer pour les réponses futures.

Cas d’utilisation pour Notion AI

Maintenant que vous comprenez les bases de l’interaction avec Notion AI, examinons différentes manières de l’utiliser dans vos flux de travail quotidiens.

Brainstorming d’idées
Modifier du contenu existant
Résumer du contenu
Analyser de grands ensembles de données textuelles
Poser des questions (sur votre contenu)
Auto-compléter des propriétés

Étant donné qu’il existe d’innombrables possibilités pour Notion AI—plus que je ne pourrais lister ici—je vais partager quelques exemples de chaque catégorie en action.

Brainstorming d’idées

Quand vous écrivez pour vivre (comme moi), vous êtes inévitablement confronté au blocage de l’écrivain. Notion AI peut vous aider à libérer votre créativité. Par exemple, vous pouvez lui demander de proposer une liste de lignes d’objet pour des emails, des idées d’articles sur un sujet spécifique, une liste des meilleurs sentiers de randonnée dans un parc national particulier—la liste est longue.

Voici un exemple de réponse de Notion AI lorsque je lui ai demandé d’écrire un email promouvant un article sur l’utilisation de Notion AI.

Une fois que Notion AI a produit le premier brouillon, vous pouvez choisir l’une des actions suggérées par l’IA, y compris Rendre plus long ou Réessayer. Ou vous pouvez entrer une demande spécifique dans la barre de message.

Modifier du contenu existant

Vous pouvez utiliser Notion AI pour éditer du contenu existant dans vos pages. Voici quelques-unes des actions d’IA pré-chargées que vous pouvez appliquer à n’importe quel bloc de contenu : Améliorer l’écriture, Corriger l’orthographe et la grammaire, Rendre plus court, Rendre plus long, et Changer le ton. Vous pouvez également demander à l’IA de définir des mots spécifiques, de fournir des synonymes ou antonymes, ou de traduire des pages entières de texte (cela est disponible uniquement pour les langues supportées).

Le seul inconvénient de l’édition avec Notion AI ? Si vous souhaitez que l’IA améliore votre écriture et que vous avez besoin qu’elle prenne en compte la voix de marque ou les directives de style de votre entreprise, vous devrez inclure manuellement ces directives à chaque interaction—il n’y a aucun moyen de télécharger des sources de connaissance ou de programmer l’IA pour se souvenir des spécificités de votre voix de marque afin d’informer les réponses futures.

Résumer du contenu

Disons que vous utilisez Notion pour capturer les notes de réunion de votre équipe. Vous pourriez passer en revue vos notes, ligne par ligne, pour dégager les points clés et compiler une liste d’actions à partager avec tout le monde. Ou vous pouvez demander à Notion AI de faire le travail lourd pour vous.

Si vous souhaitez aller plus loin, vous pouvez également demander à Notion AI de transformer vos points clés en un résumé de haut niveau.

Analyser de grands ensembles de données textuelles

Notion AI peut également parcourir vos pages pour fournir un type différent de résumé. Par exemple, si vous stockez les retours clients dans une base de données Notion, vous pouvez demander à l’IA de se référer à cette base de données et d’effectuer des actions comme générer un sentiment global du public ou compter combien de fois un point de douleur spécifique a été mentionné.

Poser des questions (sur votre contenu)

Vous pouvez poser des questions à l’IA concernant le contenu de vos espaces de travail (comme indiqué dans l’exemple ci-dessous). Mais les connaissances de l’IA ne se limitent pas seulement à ces sources. Étant alimentée par GPT, ainsi que par divers autres modèles de langage de grande taille (LLMs), elle peut également répondre à des questions sur presque n’importe quel sujet en utilisant les connaissances générales de GPT-4 sur le monde.

Remplir automatiquement les propriétés de la base de données

Le remplissage automatique de l’IA accélère le processus de mise à jour de vos bases de données avec des informations importantes, y compris des résumés, des points clés et des étiquettes d’éléments. Par exemple, si vous utilisez Notion AI pour suivre tous vos projets, vous pouvez utiliser l’option de remplissage automatique personnalisé de l’IA pour générer un résumé des obstacles potentiels pour une tâche donnée (comme indiqué dans l’exemple ci-dessous). Ou, vous pouvez lui faire attribuer automatiquement à chaque élément un statut spécifique tel que brouillon, en cours ou terminé en utilisant un type de propriété Sélectionner.

La manière d’utiliser le remplissage automatique de l’IA varie en fonction du type de propriété que vous souhaitez mettre à jour. Pour des instructions étape par étape, consultez le guide de Notion sur l’utilisation du remplissage automatique.

Il convient de mentionner que bien que j’aie obtenu des résultats décents, sinon vagues, en utilisant l’option de remplissage automatique personnalisé, il en va différemment lorsque j’essaie de lui faire attribuer avec précision des éléments avec le statut approprié (ou toute autre étiquette). Le guide d’aide de Notion indique également que vous pouvez utiliser le remplissage automatique de l’IA pour les types de propriétés Sélectionner et Multi-sélectionner, mais lorsque j’ai essayé, il ne m’a pas permis d’utiliser l’IA pour les propriétés multi-sélection.

Le contenu de cet article a été traduit de l’article original.