Notion a enfin lancé sa toute nouvelle application de calendrier, Notion Calendar, qui vise à faciliter et améliorer la planification. Cette application représente une grande amélioration par rapport à Cron, une autre application de calendrier acquise par Notion il y a quelque temps. C’est une autre façon pour Notion de devenir l’unique application dont votre entreprise a besoin pour pratiquement tout faire.
Dans ce guide complet, nous vous guiderons à travers les tenants et aboutissants de la prise en main de Notion Calendar. Vous apprendrez à le personnaliser selon vos préférences, à le synchroniser avec vos bases de données et à l’utiliser pour collaborer plus efficacement avec votre équipe. Alors, plongeons-nous et découvrons comment Notion Calendar peut transformer votre planification.
Commencer avec le calendrier Notion
Le calendrier Notion est un outil de calendrier en ligne efficace qui offre une solution complète pour gérer votre emploi du temps, vos tâches et vos rendez-vous en un seul endroit. Si vous avez déjà utilisé Cron, l’application de calendrier acquise par Notion en 2022 et opérée depuis, vous connaissez déjà le fonctionnement de base.
Pour commencer à utiliser Notion Calendar, vous aurez besoin d’un compte Google. Si vous utilisez actuellement Outlook ou Apple Calendar et n’avez pas de compte Google, il est temps d’en créer un – un compte gratuit suffit pour un usage personnel.
Rendez-vous simplement sur calendar.notion.so et connectez-vous avec votre compte Google. Notion Calendar est disponible en tant qu’application web et également en tant qu’outil de bureau ou mobile pour Windows et Mac, offrant la flexibilité de l’utiliser sur différentes plateformes.
Accès et Configuration
- Application de bureau : Tout d’abord, téléchargez et installez l’application de bureau Notion. Une fois installée, connectez-vous et accédez à la section calendrier.
- Application web : Alternativement, vous pouvez y accéder via l’application web. Il vous suffit de vous rendre sur le site de Notion, de vous connecter et de sélectionner l’option calendrier.
Configuration Initiale et Personnalisation
Configurer et personnaliser votre calendrier Notion est une étape cruciale pour en faire un outil qui correspond vraiment à vos besoins en matière de planification personnelle ou professionnelle. Il offre une gamme d’options personnalisables, notamment sur la manière dont les événements sont affichés et gérés dans la barre de menu, et comment les vues de calendrier peuvent être personnalisées, vous donnant le contrôle sur les informations à privilégier et leur présentation.
Sélection des Événements pour la Barre de Menu
- Choisir les calendriers : Dans Paramètres → Barre de Menu, sélectionnez quels calendriers inclure. Vous pouvez également ajouter plusieurs calendriers.
Personnalisation de l’Affichage des Événements
- Notification avancée : Dans Paramètres → Barre de Menu, choisissez à quel moment être notifié à l’avance d’un événement.
- Préférences d’affichage : Décidez si la barre de menu affiche le Titre de l’événement ou l’Heure de l’événement, vous permettant de prioriser les informations les plus importantes pour vous.
Personnalisation des Vues de Calendrier
- Ajuster les Jours Affichés : Modifiez le nombre de jours affichés dans votre calendrier avec l’option ± près de la dernière date affichée.
- Numéros de Semaine et Week-ends : Dans Paramètres → Général, sous Vue Calendrier, vous pouvez choisir d’afficher ou de masquer les numéros de semaine et les week-ends.
- Masquer les Événements Déclinés : Pour exclure les événements déclinés, désactivez l’option ‘Événements déclinés’ dans les paramètres.
- Section Toute la Journée : Réduisez ou développez la section des événements toute la journée en utilisant les flèches dans votre colonne de zone ou Ctrl/⌘ + K.
- Début de la Semaine : Pour définir un jour de début de semaine, allez dans Paramètres → Général et sous Commencer la semaine le :, choisissez un jour de la semaine.
- Grille et Échelle de l’Interface : Ajustez la densité de votre calendrier et l’échelle de l’interface via l’option Vue dans la barre supérieure.
Synchronisation des Bases de Données Notion avec le Calendrier Notion
Lier les Bases de Données et le Calendrier
Une des fonctionnalités phares du calendrier Notion est sa capacité à s’intégrer parfaitement avec les bases de données Notion. Voici un processus simple pour lier votre calendrier Notion à une base de données Notion.
- Connectez votre compte Notion à l’application Calendrier Notion.
- Configurer une vue Calendrier dans une base de données : Cette étape est cruciale. Vous pouvez soit utiliser une Vue Calendrier existante dans Notion, soit en créer une nouvelle sur la page de la base de données. L’essentiel est de s’assurer qu’il y a une Vue Calendrier de la base de données quelque part dans Notion. La propriété de date que vous sélectionnez ici sera affichée dans le calendrier Notion.
- Utiliser la fonction « Ouvrir dans le calendrier » : Après avoir configuré une Vue Calendrier sur une page de base de données, un bouton apparaîtra dans le coin supérieur droit. Cliquez dessus pour ouvrir le calendrier Notion dans un navigateur web. Malheureusement, cela ne redirige pas directement vers l’application – un léger inconvénient.
- Manuellement ajouter une base de données : Si vous avez déjà une vue calendrier dans une base de données, vous pouvez ajouter manuellement cette base de données au calendrier Notion. Dans l’application, cliquez sur les trois points à côté du nom de votre espace de travail et choisissez « Ajouter une base de données Notion ». Vous pouvez ensuite sélectionner les bases de données avec des vues calendrier à afficher.
Aussi, une fonctionnalité pratique est d’ajouter des pages Notion à vos événements du calendrier. Lorsque vous créez un événement dans le calendrier Notion, il y a un endroit pour ajouter des liens ou des documents. Vous pouvez soit créer une nouvelle page Notion à cet endroit, soit en attacher une que vous avez déjà créée. De cette manière, tout ce dont vous avez besoin pour une réunion ou un événement est à portée de main, que vous soyez dans le calendrier Notion ou simplement en train de regarder votre barre de menu.
Comprendre les Limitations et les Omissions
Lors de l’intégration du calendrier Notion avec vos bases de données, soyez conscient de certaines limitations :
- Visibilité de la propriété de date unique : Seule une propriété de date peut être affichée à la fois dans la vue calendrier.
- Vues multiples, même base de données : Vous pouvez avoir plusieurs vues calendrier de la même base de données, chacune affichant différentes propriétés de date. Cependant, l’incapacité de renommer ces vues peut causer de la confusion lorsqu’il y en a plus d’une de la même base de données.
- Limitations de modification : Vous pouvez modifier les dates dans l’application, mais vous ne pouvez pas créer de nouvelles entrées de base de données.
- Redirection du navigateur web : Actuellement, les liens dans le calendrier Notion s’ouvrent dans un navigateur web par défaut, sans option pour ouvrir dans l’application.
Travailler avec les Équipes dans le Calendrier Notion
Lors de la collaboration avec votre équipe, coordonner les horaires peut être un casse-tête, mais avec le calendrier Notion, c’est beaucoup plus facile. Vous n’avez pas besoin de partager des calendriers individuels pour voir quand tout le monde est disponible. Intégrez simplement les horaires de vos collègues dans le vôtre en quelques clics. De cette façon, trouver le moment parfait pour les réunions ou les collaborations devient simple, rationalisant le travail d’équipe et améliorant la productivité.
Accéder aux Calendriers des Collègues
- Accéder rapidement au calendrier d’un collègue : Dans la barre latérale gauche du calendrier Notion, cliquez sur le point à côté de votre calendrier et choisissez « Afficher le calendrier d’un collègue… ». Recherchez et sélectionnez l’e-mail de votre collègue. Vous pouvez quitter cette vue en appuyant sur « esc » ou en cliquant sur le « x » à côté de leur calendrier.
- Ajouter définitivement le calendrier d’un collègue : Pour une collaboration continue, faites un clic droit sur leur e-mail dans la vue du calendrier et sélectionnez « Épingler à la liste du calendrier ». Pour supprimer leur calendrier plus tard, il suffit de faire un clic droit et de choisir « Supprimer le collègue de la liste ».
- Planifier des réunions 1:1 en toute simplicité : Pour organiser une réunion personnelle, faites simplement glisser le nom de votre collègue depuis le menu du calendrier Notion sur votre emploi du temps. Les détails de la réunion, tels que les informations de conférence, seront automatiquement remplis en fonction de vos préférences prédéfinies.
Gérer les Fuseaux Horaires pour les Équipes Mondiales
Le calendrier Notion est conçu pour la collaboration mondiale, facilitant la gestion des fuseaux horaires.
Pour ajouter un fuseau horaire :
- Ouvrez Notion et cliquez sur l’icône ‘+’ à côté de votre fuseau horaire actuel, généralement en haut de votre vue du calendrier.
- Choisissez la région ou la ville qui représente le fuseau horaire dont vous avez besoin.
- Le nouveau fuseau horaire s’affichera aux côtés des autres, reconnaissable par des abréviations comme ‘EST’, ‘IST’, etc.
Fuseaux Horaires Supplémentaires
- Limitation : Le calendrier Notion permet généralement d’afficher uniquement quatre fuseaux horaires.
- Étendre la capacité : Pour en ajouter davantage, utilisez Ctrl/⌘+ K et entrez default write ui maxTimeZones [nombre], en remplaçant [nombre] par le nombre total de fuseaux horaires souhaité.
Lorsque vous commencez à utiliser le Calendrier Notion, il détecte automatiquement votre fuseau horaire principal à partir de Google Calendar. Cependant, les modifications apportées aux fuseaux horaires dans le Calendrier Notion sont indépendantes et n’affectent pas vos paramètres Google Calendar.
Partager la Disponibilité avec les Membres de l’Équipe
Le Calendrier Notion offre un moyen transparent de communiquer vos disponibilités pour les réunions, à la fois sur les plateformes de bureau et web. Cette fonctionnalité est conçue pour simplifier le processus de planification des réunions, le rendant plus efficace pour tous les participants.
Voici comment informer les autres de votre disponibilité :
- Utilisez l’option « Partager la disponibilité » dans le panneau de contexte droit ou le raccourci clavier ‘S’.
- Cliquez sur vos créneaux disponibles dans le calendrier.
- Donnez un nom à l’événement, ajoutez la durée, le fuseau horaire et les détails de la conférence.
- Cliquez sur « Créer » pour réserver ces créneaux, en vous assurant d’être libre pour ces réunions potentielles.
En quelques étapes seulement, vous pouvez communiquer efficacement vos disponibilités, simplifiant ainsi le processus d’organisation des réunions.
4 Meilleures Utilisations du Calendrier Notion (avec modèles)
Le Calendrier Notion devient encore plus puissant lorsque vous l’utilisez avec les modèles de Notion. Cela vous permet de garder un œil sur les événements importants à la fois dans Notion et dans le Calendrier Notion.
Explorons maintenant quatre excellentes façons d’utiliser le Calendrier Notion.
Gérer les Dates des Tâches et Projets
Ajouter vos tâches et projets au Calendrier Notion est incroyablement pratique et apporte de nombreux avantages à votre productivité et organisation, tels que :
- Vous pouvez avoir toutes vos dates importantes, événements, et maintenant vos tâches et projets dans un endroit centralisé.
- Reprogrammation sans effort. Si quelque chose survient, il suffit de glisser-déposer une tâche ou un projet vers une nouvelle date ou heure.
- Cela offre une visibilité claire de vos créneaux horaires disponibles en fonction de vos tâches de calendrier.
- Blocage du temps. Allouez des blocs horaires spécifiques pour vos tâches et projets directement dans votre calendrier. Cela vous aide à prioriser et à allouer des créneaux dédiés pour un travail concentré, vous assurant de progresser sur vos tâches les plus importantes.
Vous pouvez facilement intégrer toutes vos tâches et projets de notre modèle Notion tout-en-un, modèle Second Brain 2.0 au Calendrier Notion. Cela vous aide à travailler de manière plus efficace et à mieux gérer votre temps car tout ce dont vous avez besoin est au même endroit. Cela améliore votre concentration et productivité en alignant vos tâches quotidiennes sur vos objectifs plus importants.
En général, cette intégration modifie la manière dont vous organisez et réalisez des tâches, rendant votre travail plus intelligent et plus réussi.
De plus, si vous fournissez des heures de début et de fin pour les tâches, elles apparaîtront sous forme de blocs sur votre calendrier. Si vous apportez des modifications à votre calendrier, vous verrez les dates mises à jour également dans Notion. C’est incroyablement pratique !
Voir les Rappels d’Anniversaires et d’Anniversaires
Se souvenir des anniversaires et des anniversaires est désormais plus facile avec le Calendrier Notion.
Vous pouvez connecter votre Modèle CRM Personnel, où vous stockez les contacts et leurs dates spéciales, directement à votre Calendrier Notion. Cela signifie que toutes ces dates importantes apparaissent automatiquement dans votre calendrier. Plus besoin d’entrer manuellement chaque anniversaire ou anniversaire – tout est intégré pour vous.
Maintenant, suivre ces occasions est facile et profondément intégré à votre emploi du temps quotidien.
Pour ajouter le Modèle CRM Personnel au Calendrier Notion :
- Ouvrez le Modèle CRM Personnel dans Notion et sélectionnez la vue calendrier.
- Cliquez sur le bouton « Ouvrir dans le calendrier ».
Alternativement, vous pouvez ajouter manuellement cette base de données au Calendrier Notion. Dans l’application, cliquez sur les trois points à côté du nom de votre espace de travail et sélectionnez « Ajouter une base de données Notion ».
Voir les Renouvellements d’Abonnements et de Dépenses
Les dépenses et les abonnements peuvent également être transférés au Calendrier Notion pour s’assurer qu’ils ne sont pas oubliés et peuvent être correctement déclinés ou renouvelés. Cela permet de surveiller facilement les abonnements et les dépenses récurrents.
Vous pouvez connecter votre détaillé Modèle de Suivi des Abonnements à votre Calendrier Notion. Cette astuce intelligente regroupe tous vos abonnements et dépenses régulières dans une seule vue. Recevez des rappels automatiques sur les dates de renouvellement directement sur votre calendrier. De cette manière, vous pouvez décider facilement de continuer ou d’annuler un abonnement. La combinaison du suivi et du calendrier non seulement aide à la budgétisation mais garantit également que vous êtes toujours prêt pour les engagements financiers à venir.
Gérer le Calendrier de Publication de Contenu
Pour vous assurer de respecter vos délais de publication de contenu, vous pouvez également utiliser l’outil Calendrier Notion. Il sert de rappel utile sur quand et quel contenu vous devez publier, ainsi que d’autres réunions importantes et plans pour la journée.
En liant votre modèle de Content Planner & Calendar au Calendrier Notion, vous créez un calendrier de contenu dynamique qui garde une trace de tous vos posts sur les réseaux sociaux.
Cette connexion agit comme votre guide quotidien pour ce qui doit être posté, partagé ou promu sur différentes plateformes. C’est parfait pour maintenir une présence en ligne cohérente, en veillant à ce que votre stratégie sur les réseaux sociaux reste sur la bonne voie et s’aligne avec les autres engagements planifiés.
Un dernier mot à propos du Calendrier Notion
Maintenant vous avez toutes les connaissances nécessaires pour commencer à utiliser facilement le Calendrier Notion.
Le Calendrier Notion offre de nouvelles et intéressantes possibilités pour les utilisateurs de Notion, avec de nombreuses fonctionnalités révolutionnaires déjà disponibles dans cette première version.
De plus, il y a de nombreuses améliorations potentielles que l’équipe Notion est susceptible de publier dans les semaines ou mois à venir, y compris la possibilité de connecter d’autres calendriers en plus de Google Calendar.
Le contenu de cet article a été traduit à partir de l’article original