Aquí tienes una guía paso a paso sobre cómo utilizar Notion.

Todos tienen sus razones para sentirse atraídos por Notion. Para mí, es la estética en su totalidad: desde las lindas animaciones en sus videos de demostración hasta una interfaz elegante, Notion cumple con todos los requisitos visuales. Para la mayoría de las demás personas que no comparten la misma razón inane, el verdadero atractivo radica en su mezcla casi perfecta de personalización y funcionalidad.
Notion puede ser tu procesador de texto, tu base de datos, tu tablero Kanban, incluso tu segunda mente. Pero primero, debes saber cómo utilizar los bloques básicos de la aplicación. Es todo el rollo de «tienes que aprender a caminar antes de correr».
Aquí te guiaré en los conceptos básicos de cómo usar Notion, para que puedas sacarle el máximo provecho.
Tabla de contenidos:
- ¿Qué es Notion?
- Cómo utilizar Notion de un vistazo
- Cómo gestionar la barra lateral de Notion
- Cómo compartir páginas y colaborar en Notion
- Cómo utilizar bases de datos en Notion
¿Qué es Notion?
Notion es, en su núcleo, una aplicación de toma de notas. Pero realmente, no hay una categoría que capture con precisión todo lo que Notion puede hacer. Porque si sabes cómo usar los bloques básicos de la aplicación, funciona como mucho más que solo un lugar para apuntar tus pensamientos; se convierte en un espacio de trabajo todo en uno.
Notion proporciona un espacio único para organizar desde datos de clientes potenciales hasta listas de tareas hasta wikis de la empresa, permitiéndote convertirlo en un CRM, una herramienta de gestión de proyectos y, con la ayuda de Notion AI, un compañero de escritura.

Cómo utilizar Notion de un vistazo
Para empezar con una página en blanco, haz clic en Añadir una página en la barra lateral. Si esta opción no es visible, haz clic en el icono Añadir una página, que se ve como un signo más (+
).

O haz clic en Plantillas y elige entre más de 10,000 plantillas para ayudarte a iniciar tu trabajo.

Para añadir contenido a tu página, como texto, imágenes y videos, necesitas agregar un bloque. Los bloques son la forma en que construyes todo en Notion. Hay cinco categorías básicas de bloques (y más de 500 tipos de bloques):
- Bloques de texto
- Bloques en línea
- Bloques de medios
- Bloques incrustados
- Bloques de bases de datos
Bloques de texto
Un bloque de texto es el más básico de los bloques básicos, y es exactamente lo que suena. Incluye texto corporal, encabezados, listas con viñetas, toggles (cajas de texto plegables) y llamadas de atención.
Para añadir texto en Notion, haz clic en cualquier lugar de la página y comienza a escribir.
¿Necesitas dar estilo a tu texto? Aquí tienes todas las formas en las que puedes formatear tu texto en Notion:
- Comandos de barra diagonal: Ingresa el comando de barra diagonal Turn into al principio de un bloque de texto:
/turn [format]
. Por ejemplo,/turn heading 1
o/turn quote
. Si olvidas qué opciones de formato están disponibles, no hay problema; una vez que comiences a escribir/turn
, automáticamente aparecerá un menú desplegable con tus opciones.

- Atajos de teclado: Resalta el texto que deseas formatear y utiliza tu atajo de teclado.
- Markdown: Utiliza Markdown mientras escribes o al comienzo de un nuevo bloque para aplicar estilos de formato comunes, como negrita, cursiva y listas con viñetas.
- Menú de bloque: Digamos que deseas llenar tu bloque de texto con color. Haz clic en el icono del menú de seis puntos junto a tu bloque de texto y selecciona Color. El menú de bloque también te dará acceso a muchas de las mismas acciones que puedes realizar usando comandos de barra diagonal o atajos de teclado.

Bloques en línea
Bloques en línea te permiten mostrar bloques de contenido, incluyendo fechas, menciones, emojis y ecuaciones matemáticas, dentro de otro bloque.
Si deseas mencionar a una persona, página o fecha, ingresa @
y selecciona de la lista desplegable que aparece.

Para agregar un emoji, ingresa dos puntos (:
) seguidos inmediatamente por el nombre del emoji.

Y para agregar un símbolo o ecuación matemática, ingresa /inline
, haz clic en Ecuación en línea, e ingresa el símbolo o ecuación que deseas insertar.

Bloques de medios
Bloques de medios son para imágenes, archivos, videos y audio, todos los cuales puedes interactuar directamente desde tu página de Notion.
La forma más fácil de añadir un archivo de medios es arrastrándolo y soltándolo directamente en tu página de Notion. Alternativamente, puedes usar el comando de barra diagonal para el archivo de medios que deseas cargar (por ejemplo, /file
o /video
). Pasa el cursor sobre cualquier archivo de medios y aparecerá una barra de herramientas flotante con accesos directos a herramientas comúnmente utilizadas, como Comentario, Descripción y Descargar.

Bloques de incrustación
Bloques de incrustación contienen contenido extraído de otro sitio web. Por ejemplo, una ruta de conducción guardada en Google Maps o un video de YouTube.

Hay innumerables cosas que puedes incrustar en Notion, desde grabaciones de Loom y Zoom hasta archivos almacenados en la nube. Para incrustar contenido en tu página, utiliza tu comando de barra inclinada (por ejemplo /mapa
o /youtube
), o ingresa /incrustar
y desplázate por las opciones disponibles.
Bloques de base de datos
En pocas palabras, los bloques de base de datos son colecciones de páginas en Notion. Puedes visualizar tu base de datos como una tabla, tablero, lista, línea de tiempo, calendario o galería. Cada diseño contiene las mismas características, la única diferencia es cómo se muestra tu información.
Dado que las bases de datos son quizás la función más poderosa en Notion, más adelante haré una revisión más detallada sobre cómo utilizar las bases de datos.
Cómo reorganizar bloques en Notion
Notion facilita mucho la reorganización del contenido.
- Selecciona el bloque que deseas mover. O resalta varios bloques para moverlos como grupo.
- Haz clic en el icono de menú del bloque. Si resaltaste varios bloques, puedes hacer clic en cualquier menú de bloque dentro de tu selección.
- Arrastra y suelta tu selección a un nuevo lugar. Nota: Mientras arrastras, aparecerá una delgada barra azul para indicar dónde estará el bloque una vez que sueltes el cursor. Una barra horizontal significa que tu contenido irá arriba o abajo del contenido circundante; una barra vertical significa que irá al lado del contenido circundante en un diseño de columna.

Cómo administrar la barra lateral de Notion
Las páginas de Notion residen en Teamspaces (más sobre eso en un momento), Compartido o tu propio espacio Privado, todos los cuales son accesibles a través de tu barra lateral. Nota: Dependiendo de la estructura de tu espacio de trabajo, puedes ver una o todas estas secciones.

Cada página de nivel superior puede albergar un número infinito de subpáginas. Y aunque podrías navegar fácilmente a una subpágina desde la barra lateral, Notion ofrece otra opción útil: automáticamente muestra los nombres de las subpáginas en tu página de nivel superior. Esto es genial si quieres revisar una lista de subpáginas sin la distracción de otras páginas irrelevantes.

¿Necesitas acceso fácil a una página específica? Agrégala a tus favoritos.
- Abre la página que deseas agregar a tus favoritos.
- Haz clic en el icono Agregar a favoritos, que se ve como una estrella, en la parte superior de la página.

Una nueva sección de Favoritos aparecerá en la parte superior de tu barra lateral con tus páginas marcadas con estrellas. Nota: Si marcaste una página de nivel superior, todas sus subpáginas aparecerán automáticamente en tus Favoritos también.

Cómo compartir páginas y colaborar en Notion
Hay tres formas principales de compartir páginas y colaborar en Notion:
- Compartir páginas individuales con otros
- Publicar páginas en la web
- Compartir páginas en espacios de equipo
Cómo compartir páginas individuales con otros
- Abre la página que deseas compartir.
- Haz clic en Compartir en la parte superior de la página.
- Ingresa el nombre o la dirección de correo electrónico de la persona con la que deseas compartir la página.

4. Por defecto, cualquier persona con la que compartas la página puede editar y compartirla con otros. Para cambiar esto, haz clic en el menú desplegable junto a Acceso completo y selecciona los permisos adecuados.

5. Haz clic en Invitar.
Alternativamente, puedes compartir un enlace a tu página.
- Abre la página que deseas compartir.
- Haz clic en Compartir en la parte superior de la página.
- Haz clic en Copiar enlace y compártelo como lo harías normalmente.
Una vez que compartas la página, automáticamente se añadirá a una nueva sección Compartido en ambas barras laterales.

Cómo publicar páginas en la web
Imaginemos que deseas convertir todas tus entradas de diario en un blog público. O tal vez has creado un portafolio que quieres compartir con cualquier persona con acceso a internet.
- Abre la página que deseas publicar.
- Haz clic en Compartir en la parte superior de la página.
- Haz clic en la pestaña Publicar.
- Haz clic en Publicar. Nota: Tu página (y cualquiera de sus subpáginas) se publicarán de inmediato.
- Haz clic en configuración para cambiar el nombre de dominio, que estará seguido por
.notion.site
. Por ejemplo,jess-viajes.notion.site
. - Si deseas que tu página sea buscable en la web, haz clic en el interruptor junto a Indexación en motores de búsqueda. Actualiza todas las demás configuraciones de permisos según sea necesario.

Eso es todo. Ahora tienes un sitio web completamente navegable y buscable.

En cualquier momento, puedes hacer clic en Despublicar para quitarlo de la web.
Cómo compartir páginas en teamspaces
Dependiendo de tu espacio de trabajo en Notion, es posible que ya formes parte o no de un teamspace (espacios de trabajo colaborativos). Antes de poder crear y compartir páginas automáticamente con los miembros de un teamspace, y viceversa, necesitas crear o unirte a un teamspace.
Cómo crear un nuevo teamspace
- Haz clic en el icono de Nuevo teamspace, que se parece a un signo más (
+
) junto a Teamspaces.

2. En la ventana emergente que aparece, ingresa el nombre de tu teamspace, añade una descripción (opcional) y elige quién puede ver y unirse a tu espacio. Nota: Si configuras tu teamspace como Cerrado, cualquiera podrá ver que el teamspace existe, pero no podrá ver las páginas dentro de él.

3. Haz clic en Crear teamspace.
Ahora tienes un espacio dedicado en Notion para que tu equipo cree y comparta páginas.

Cómo unirse a un teamspace
- Haz clic en los puntos suspensivos (
...
) junto a Teamspaces y luego selecciona Explorar teamspaces.

2. Desplázate por los espacios disponibles en la sección Más teamspaces. O, si conoces el nombre del espacio al que deseas unirte, introdúcelo en la barra de búsqueda.

3. Dependiendo de la configuración del teamspace, puedes hacer clic en Unirse para unirte al espacio directamente, o hacer clic en Solicitar para pedir al propietario del teamspace que te permita ingresar.

Cada espacio al que te unas aparecerá inmediatamente bajo Tus teamspaces en la barra lateral. También tendrás acceso a todas las páginas y subpáginas de ese espacio.

Cómo gestionar miembros en teamspaces
Supongamos que alguien ha solicitado unirse a tu teamspace cerrado. Aparecerá una notificación en tu bandeja de entrada de Notion donde podrás aprobar o rechazar la solicitud.
- Haz clic en Actualizaciones en la barra lateral para acceder a tu bandeja de entrada.
- En la notificación de solicitud, haz clic en Aprobar o Rechazar.

Si deseas agregar o quitar miembros de tu espacio de equipos, o gestionar los permisos de los miembros, haz clic en los puntos suspensivos (...
) junto al nombre del espacio de equipos y luego selecciona Configuración del espacio de equipos.

Aquí tienes una visión general de alto nivel de los ajustes que puedes modificar:
- General: Esto te permite cambiar el nombre, icono y descripción del espacio de equipos.
- Miembros: Esto te permite agregar y quitar miembros, y gestionar cómo interactúan con las páginas en tu espacio de equipos (puede ver, puede comentar o acceso completo).
- Seguridad: Esto te permite limitar quién puede invitar a otros miembros y cambiar la barra lateral del espacio de equipos.

Cómo utilizar bases de datos en Notion
Las bases de datos en Notion facilitan el almacenamiento, organización y visualización de la información. Puedes pensar en cada entrada de base de datos como uno de los bloques básicos que revisamos anteriormente. Por ejemplo, una imagen puede ser una entrada. Lo mismo una página entera.
Antes de adentrarnos en la creación de una base de datos, es importante comprender todas las formas en que puedes visualizar tus datos:
- Tabla: Esto te proporciona una visión general de todo el contenido en tu base de datos.
- Lista: Buena opción para listar una colección de páginas, como entradas de diario o notas de reuniones.
- Calendario: Muestra tus páginas como tarjetas en un calendario.
- Cronología: Muestra tus páginas en una línea horizontal de desplazamiento infinito, útil para presentar flujos de trabajo que involucran rangos de fechas o múltiples pasos consecutivos, como el lanzamiento de un producto.
- Galería: La opción más visual, que te ofrece una vista previa del contenido dentro de cada dato.
- Tablero: Un tablero Kanban. Agrupa tu contenido por categoría, por ejemplo: En progreso, Revisión y Hecho, siendo una excelente opción para la gestión de tareas.
Cómo crear una base de datos en Notion
Puedes crear una base de datos como una página independiente o en línea con otro contenido en una página existente. La configuración es más o menos la misma de cualquier manera.
- Abre una página nueva o existente en Notion.
- Ingresa el comando de barra inclinada
/database
para crear una nueva base de datos y selecciona Base de datos – En línea o Base de datos – Página completa. Por defecto, Notion mostrará una base de datos en línea como una tabla, pero puedes cambiar esto fácilmente.

3. Dale un nombre a tu base de datos y agrega tus entradas.

¿Necesitas editar una entrada? Si creaste una vista de tabla, pasa el cursor sobre el nombre de la entrada en la primera columna (o «propiedad») y haz clic en Abrir. Se abrirá como su propia página, que luego podrás editar.

Para todos los demás diseños, simplemente haz clic en la tarjeta y se abrirá en su propia página.
Cómo crear diferentes vistas de base de datos en Notion
Supongamos que creaste tu base de datos inicial en una vista de tabla, pero ahora quieres visualizar las mismas entradas en una vista de tablero.
- Pasa el cursor sobre tu base de datos hasta que aparezca un menú flotante encima de ella.
- Haz clic en el icono de Editar diseño de vista, que se asemeja a tres puntos suspensivos (
...
), y luego selecciona Layout.

3. Elige el diseño deseado. Notion también te dará una vista previa en tiempo real del diseño mientras haces clic en tus opciones de diseño.

Vale la pena mencionar, sin embargo, que cambiar el diseño de esta manera significa que la vista de calendario reemplazará la vista de tabla original.
Si deseas crear múltiples vistas entre las que puedas alternar fácilmente, añade una nueva vista en su lugar.
- Pasa el cursor sobre tu base de datos hasta que aparezca un menú flotante encima de ella.
- Haz clic en el icono más (
+
) junto al nombre de tu tablero. - Selecciona la fuente de datos a la que deseas enlazar. Esta debe ser la misma fuente de datos que utilizaste en tu vista de base de datos inicial. Nota: Las bases de datos enlazadas no son duplicados, son otra vista de los mismos datos subyacentes.

4. Cambia el diseño según sea necesario.
Eso es todo. Y no hay límite en cuántas vistas o diseños puedes crear dentro de una base de datos.

Automatiza Notion
Notion ofrece muchas funciones y personalización para convertirla en el centro de información perfecto. Pero primero, debes llevar esa información a Notion.
Cuando conectas Notion con Zapier, puedes enviar automáticamente datos de otras aplicaciones a tu espacio de trabajo de Notion y viceversa. Por ejemplo, puedes agregar nuevos eventos de calendario o elementos en tu aplicación de lectura posterior a bases de datos en Notion. Obtén más información sobre cómo automatizar Notion o comienza con uno de estos flujos de trabajo.
El contenido de este artículo fue traducido de artículo original