¿Qué es Notion AI? ¿Y cómo usarlo?

Recientemente hice el cambio de Google Sheets a Notion para planificar mis vacaciones por dos razones principales. Primero, permite propiedades de selección múltiple, lo que significa que puedo asignar múltiples etiquetas a propiedades como ubicaciones y categorías de comida. En segundo lugar, la interfaz de Notion es más atractiva.

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Ahora, con los últimos avances en Notion AI, tengo una tercera razón para quedarme con Notion: su IA hace que sea mucho más rápido planificar mis viajes y extraer información que he enterrado en un itinerario dolorosamente detallado.

Ya sea que uses Notion para organizar tu vida, gestionar proyectos o como un CRM, aquí te mostramos cómo utilizar Notion AI para acelerar todos tus flujos de trabajo.

Índice:

• ¿Qué es Notion AI?
• ¿Cómo usar Notion AI?
• Casos de uso para Notion AI

¿Qué es Notion AI?

Notion AI es una colección de características de inteligencia artificial integradas en el espacio de trabajo de Notion, que incluye un asistente de IA con el que puedes chatear para obtener respuestas sobre tus documentos y un generador de texto que puedes solicitar para realizar tareas como crear, editar, resumir y traducir contenido, incluso dentro de bases de datos.

Nota: El año pasado, Notion lanzó otra función de IA llamada Q&A (actualmente en beta). Funciona de manera similar al asistente de IA, respondiendo preguntas sobre tus documentos.

¿Cómo usar Notion AI?

A continuación, un resumen de cómo usar Notion AI.

1. Ve a notion.so e inicia sesión o regístrate.
2. Interactúa con Notion AI en la web de dos maneras:
   • Haz clic en Notion AI en la barra lateral para usar la función de Q&A e ingresa tu solicitud en la barra de mensajes.
   • Desde una de tus páginas, haz clic en el icono de menú (parece una cuadrícula de 2×3 puntos) junto al bloque con el que deseas que Notion AI te ayude y haz clic en Preguntar a la IA. Ingresa tu solicitud o elige una de las acciones sugeridas por la IA.
3. Una vez que Notion AI genere una respuesta, tienes varias opciones (esto variará dependiendo de cómo interactúes con la IA):
   • Copiar la respuesta.
   • Cambiar la página en la que Notion AI buscará para recuperar datos.
   • Regenerar la respuesta.
   • Compartir la respuesta.
   • Aceptar o descartar la respuesta.
   • Marcar la respuesta como útil o no útil.

Ahora echemos un vistazo más de cerca a los detalles de cómo usar Notion AI.

1. Regístrate para el complemento de Notion AI

Para comenzar con Notion AI, primero necesitas registrarte para el complemento de IA.

1. Ve a notion.so.
2. Haz clic en Actualizar plan en la parte inferior de la barra lateral.
3. En la ventana emergente que aparece, haz clic en Agregar al plan (está junto a Notion AI).

1. Completa tus datos de pago.
2. Haz clic en Actualizar ahora.

También puedes probar Notion AI de forma gratuita. Siempre que tengas una cuenta de Notion, recibirás automáticamente 20 respuestas de IA gratuitas.

2. Activar Notion AI

Puedes acceder a Notion AI de varias maneras.

• Usa la barra de búsqueda. Haz clic en Buscar en la barra lateral e ingresa tu pregunta en la barra de búsqueda para que Notion AI te responda.

Usa la función de Q&A. Haz clic en Notion AI en la barra lateral para iniciar un nuevo chat. Elige una de las acciones sugeridas por la IA o ingresa una solicitud en la barra de mensajes.

Abre un chat de Notion AI desde tu página. Haz clic en el icono de chispa en la esquina inferior derecha de cualquier página de Notion para iniciar un nuevo chat de Notion AI.

Selecciona Ask AI de un menú de bloques. Haz clic en el icono de menú (se parece a una cuadrícula de 2×3 puntos) junto al bloque con el que deseas que Notion AI te ayude, y haz clic en Ask AI. Ingresa tu solicitud o elige una de las acciones sugeridas por la IA. 

Usa el comando de barra. Escribe /ai, y selecciona una acción de IA. Si deseas que Notion AI edite tu contenido, primero debes resaltar el texto o bloque que quieres que edite y luego escribir /ai. Elige una de las acciones sugeridas por la IA. O haz clic en Ver más para ingresar un aviso específico. 

• Utiliza tus atajos de teclado. Si estás usando Notion en la web y estás en una de tus páginas, presiona command+J (en Mac) o Ctrl+J (en Windows) para abrir el menú de Notion AI y la barra de mensajes. Si tienes la aplicación de escritorio de Notion, presiona command+shift+K (en Mac) o Ctrl+Shift+K (en Windows) para iniciar un nuevo chat; ni siquiera necesitas estar dentro de la aplicación para hacerlo. 

3. Interactúa con la respuesta de Notion AI

Dependiendo de cómo hayas activado Notion AI, la forma en que interactúas con su respuesta variará. 

Por ejemplo, si estás utilizando la función de preguntas y respuestas, aquí están tus opciones.

• Copiar la última respuesta. Haz clic en Copiar para copiar la última respuesta en tu portapapeles. Luego puedes pegar y compartir el texto como normalmente lo harías. 
• Cambiar los datos fuente de Notion AI. Por defecto, Notion AI escaneará todos tus espacios de trabajo en busca de datos relevantes para informar su respuesta. Si deseas que obtenga datos de una página específica, haz clic en Buscar en e ingresa el nombre de la página. La única desventaja aquí es que no puedes seleccionar varias páginas a la vez. 

• Pedir a Notion AI que genere una nueva respuesta. Haz clic en el icono de Intenta de nuevo, que se parece a una flecha curva que apunta hacia la izquierda, para que la IA genere una nueva respuesta a tu solicitud anterior. 
• Compartir la respuesta. Haz clic en el icono de Compartir, que se parece a una caja con una flecha hacia arriba, para compartir una imagen del mensaje y respuesta más recientes. En la ventana emergente que aparece, haz clic en Copiar imagen para compartir, y luego comparte la imagen como normalmente lo harías. 

No es obvio que puedas revisar chats de preguntas y respuestas pasados, pero puedes hacerlo.

1. Haz clic en los puntos suspensivos (...) en la esquina superior derecha de la ventana de chat de preguntas y respuestas.
2. Haz clic en Ver historial.

Notion mostrará todo tu historial de conversaciones en la barra lateral de Notion AI.

Si estás utilizando Notion AI en una de tus páginas, tus opciones son un poco diferentes.

• Aceptar o descartar la respuesta. Haz clic en Aceptar o Descartar para mantener o eliminar la salida de Notion AI.
• Insertar la respuesta de Notion AI. Haz clic en Insertar abajo para agregar la salida de la IA a tu página. ¿En qué se diferencia esta opción de aceptar una respuesta de la IA? No se diferencia. O, si lo hace, no es obvio para mí.
• Pedir a Notion AI que genere una nueva respuesta. Haz clic en Intentar de nuevo para que la IA genere una nueva respuesta a tu solicitud anterior.
• Me gusta o no me gusta la respuesta. En la barra de mensajes, haz clic en el ícono de Útil o No útil (parece un pulgar hacia arriba o hacia abajo) para informarle a Notion AI lo que piensas de su respuesta. Este feedback ayudará a la IA a mejorar para futuras respuestas.

Casos de uso para Notion AI

Ahora que entiendes lo básico sobre cómo interactuar con Notion AI, veamos diferentes maneras en las que puedes usarlo en tus flujos de trabajo diarios.

• Generar ideas
• Editar contenido existente
• Resumir contenido
• Analizar grandes conjuntos de datos basados en texto
• Hacer preguntas (sobre tu contenido)
• Autocompletar propiedades

Dado que hay posibilidades infinitas para Notion AI—más de las que podría enumerar aquí—compartiré algunos ejemplos de cada categoría en acción.

Generar ideas

Cuando escribes para ganarte la vida (como yo), seguramente te encontrarás con bloqueo creativo. Notion AI puede ayudarte a desatar tu creatividad. Por ejemplo, puedes pedirle que genere una lista de líneas de asunto para correos electrónicos, ideas de artículos sobre un tema específico, una lista de los mejores senderos para caminar en un parque nacional específico—la lista continúa.

Aquí tienes un ejemplo de la respuesta de Notion AI cuando le pedí que escribiera un correo promocionando un artículo sobre cómo usar Notion AI.

Una vez que Notion AI genere el primer borrador, puedes elegir entre una de las acciones de IA sugeridas, incluyendo Hacer más largo o Intentar de nuevo. O puedes ingresar un aviso específico en la barra de mensajes.

Editar contenido existente

Puedes utilizar Notion AI para editar contenido existente dentro de tus páginas. Aquí tienes algunas de las acciones de IA pre-cargadas que puedes aplicar a cualquier bloque de contenido: Mejorar escritura, Corregir ortografía y gramática, Hacer más corto, Hacer más largo, y Cambiar tono. También puedes pedirle a la IA que defina palabras específicas, proporcione sinónimos o antónimos, o traduzca páginas completas de texto (esto está disponible solo para idiomas compatibles).

¿La única desventaja de editar con Notion AI? Si deseas que la IA mejore tu escritura y necesitas que tome en cuenta la voz de la marca o las pautas de estilo de tu empresa, tendrás que incluir manualmente esas directrices cada vez que interactúes con ella—no hay forma de cargar fuentes de conocimiento o programarla para que recuerde los detalles de la voz de tu marca para informar futuras respuestas.

Resumir contenido

Supongamos que utilizas Notion para capturar las notas de las reuniones de tu equipo. Podrías revisar tus notas, línea por línea, para extraer los puntos clave y compilar una lista de tareas para compartir con todos. O puedes pedirle a Notion AI que haga el trabajo pesado por ti.

Si deseas llevar las cosas más allá, también puedes pedirle a Notion AI que convierta tus puntos clave en un resumen de alto nivel.

Analizar grandes conjuntos de datos basados en texto

Notion AI también puede escanear tus páginas para proporcionar un tipo diferente de resumen. Por ejemplo, si almacenas comentarios de clientes en una base de datos de Notion, puedes indicarle a la IA que consulte esa base de datos y realice tareas como generar un sentimiento general del público o contar cuántas veces se mencionó un punto de dolor específico.

Hacer preguntas (sobre tu contenido)

Puedes hacerle preguntas a la IA sobre el contenido que se encuentra en tus espacios de trabajo (como se muestra en el ejemplo a continuación). Pero el conocimiento de la IA no se limita solo a estas fuentes. Dado que está impulsada por GPT, junto con varios otros modelos de lenguaje grandes (LLMs), también puede responder preguntas sobre casi cualquier cosa utilizando el conocimiento general del mundo que tiene GPT-4.

Autocompletar propiedades de la base de datos

La función de Autocompletar de AI acelera el proceso de actualización de tus bases de datos con información importante, incluidos resúmenes, puntos clave y etiquetas de elementos. Por ejemplo, si utilizas Notion AI para rastrear todos tus proyectos, puedes usar la opción de autocompletar personalizada de la IA para generar un resumen de posibles obstáculos para una tarea dada (como se muestra en el ejemplo a continuación). O puedes hacer que asigne automáticamente a cada elemento un estado específico como borrador, en progreso o completo utilizando un tipo de propiedad Select.

La forma de utilizar el Autocompletar de AI varía según el tipo de propiedad que desees actualizar. Para instrucciones detalladas, consulta la guía de Notion sobre cómo usar Autocompletar.

Vale la pena mencionar que, aunque he obtenido resultados decentes, si no vagos, utilizando la opción de autocompletar personalizada, no se puede decir lo mismo al intentar que me asigne elementos con el estado apropiado (o cualquier otra etiqueta). La guía de ayuda de Notion también indica que puedes usar Autocompletar de AI para los tipos de propiedades Select y Multi-select, pero cuando lo intenté, no me permitió usar la IA para propiedades de selección múltiple.

El contenido de este artículo fue traducido del artículo original.