Finalmente, Notion ha lanzado su nueva aplicación de calendario, Notion Calendar, y se trata de facilitar y mejorar la programación. Esta aplicación es una gran mejora respecto a Cron, otra aplicación de calendario que Notion adquirió hace un tiempo. Es otra forma en la que Notion está haciendo un esfuerzo por convertirse en la única aplicación que tu empresa necesita para hacer prácticamente de todo.
En esta guía completa, te llevaremos a través de los aspectos básicos para comenzar con Notion Calendar. Aprenderás cómo personalizarlo a tu gusto, sincronizarlo con tus bases de datos y utilizarlo para colaborar de manera más efectiva con tu equipo. Entonces, sumérgete y descubre cómo Notion Calendar puede transformar tu programación.
Comenzando con el Calendario de Notion
El Calendario de Notion es una herramienta de calendario en línea eficaz que proporciona una solución completa para gestionar tu horario, tareas y citas en un solo lugar. Si alguna vez has usado Cron, la aplicación de calendario que Notion adquirió en 2022 y ha estado operando desde entonces, básicamente ya conoces cómo funciona.
Para empezar a usar el Calendario de Notion, necesitarás una cuenta de Google. Si actualmente estás usando Outlook o Apple Calendar y no tienes una cuenta de Google, es hora de crear una: una cuenta gratuita es suficiente para uso personal.
Simplemente visita calendar.notion.so e inicia sesión con tu cuenta de Google. El Calendario de Notion está disponible como una aplicación web y también como una herramienta de escritorio o móvil para Windows y Mac, ofreciendo flexibilidad para usarlo en diferentes plataformas.
Acceso y Configuración
- Aplicación de escritorio: Primero, descarga e instala la aplicación de escritorio de Notion. Una vez instalada, inicia sesión y ve a la sección del calendario.
- Aplicación web: Alternativamente, puedes acceder a través de la aplicación web. Simplemente ve al sitio web de Notion, inicia sesión y selecciona la opción de calendario.
Configuración Inicial y Personalización
Configurar y personalizar tu Calendario de Notion es un paso crucial para convertirlo en una herramienta que se alinea verdaderamente con tus necesidades de programación personales o profesionales. Ofrece una variedad de opciones personalizables, especialmente en cómo se muestran y gestionan los eventos en la barra de menú, y cómo se pueden personalizar las vistas del calendario, dándote control sobre qué información se prioriza y cómo se presenta.
Selección de Eventos para la Barra de Menú
- Elegir calendarios: En Ajustes → Barra de Menú, elige qué calendarios incluir. También puedes añadir varios calendarios.
Personalización de la Visualización de Eventos
- Notificación anticipada: En Ajustes → Barra de Menú, elige cuánto tiempo antes ser notificado sobre un evento.
- Preferencias de visualización: Decide si la barra de menú muestra el título del evento o la hora del evento, permitiéndote priorizar la información más importante para ti.
Personalización de la Vista del Calendario
- Ajustar los días de visualización: Cambia la cantidad de días mostrados en tu calendario con la opción ± cerca de la última fecha mostrada.
- Números de semana y fines de semana: En Ajustes → General, bajo Vista de calendario, puedes elegir mostrar u ocultar los números de semana y fines de semana.
- Ocultar Eventos Rechazados: Para excluir eventos rechazados, desactiva la opción ‘Eventos rechazados’ en la configuración.
- Sección de Todo el Día: Colapsa o expande la sección de eventos de todo el día usando las flechas en tu columna de zona o Ctrl/⌘ + K.
- Inicio de la Semana: Para establecer un día de inicio de la semana, ve a Configuración → General y bajo Iniciar semana en:, elige un día de la semana.
- Rejilla y Escala de la Interfaz: Ajusta la densidad de tu calendario y la escala de la interfaz a través de la opción Ver en la barra superior.
Sincronización de Bases de Datos de Notion con el Calendario de Notion
Vinculando Bases de Datos y Calendario
Una de las características destacadas del Calendario de Notion es su capacidad para integrarse perfectamente con las bases de datos de Notion. Aquí tienes un proceso sencillo para vincular tu Calendario de Notion a una base de datos de Notion.
- Conecta tu cuenta de Notion a la aplicación de Calendario de Notion.
- Configura una vista de calendario en una base de datos: Este paso es crucial. Puedes utilizar una Vista de Calendario existente dentro de Notion o crear una nueva en la página de la base de datos. La clave es asegurarte de que haya una Vista de Calendario de la base de datos en algún lugar de Notion. La propiedad de fecha que selecciones aquí es la que se mostrará en el Calendario de Notion.
- Usa la función «Abrir en Calendario»: Después de configurar una Vista de Calendario en una página de base de datos, aparecerá un botón en la esquina superior derecha. Haz clic en este botón para abrir el Calendario de Notion en un navegador web. Desafortunadamente, no redirige directamente a la aplicación, un pequeño inconveniente.
- Manualmente agregar una base de datos: Si ya tienes una Vista de Calendario en una base de datos, puedes agregar manualmente esta base de datos al Calendario de Notion. Dentro de la aplicación, haz clic en los tres puntos junto al nombre de tu espacio de trabajo y elige «Agregar base de datos de Notion». Luego puedes seleccionar qué bases de datos con Vistas de Calendario mostrar.
También, una característica útil es agregar páginas de Notion a tus eventos de calendario. Cuando creas un evento en el Calendario de Notion, hay un espacio para agregar enlaces o documentos. Puedes crear una nueva página de Notion allí mismo o adjuntar una que ya hayas hecho. De esta manera, todo lo que necesitas para una reunión o evento está al alcance de tu mano, ya sea en el Calendario de Notion o simplemente mirando tu barra de menús.
Comprender Limitaciones y Omisiones
Al integrar el Calendario de Notion con tus bases de datos, ten en cuenta algunas limitaciones:
- Visibilidad de propiedad de fecha única: Solo se puede mostrar una propiedad de fecha a la vez en la Vista de Calendario.
- Vistas múltiples, misma base de datos: Puedes tener múltiples vistas de Calendario de la misma base de datos, cada una mostrando diferentes propiedades de fecha. Sin embargo, la incapacidad de renombrar estas vistas puede causar confusión cuando hay más de una de la misma base de datos.
- Limitaciones de edición: Puedes modificar fechas dentro de la aplicación, pero no puedes crear nuevas entradas en la base de datos.
- Redirección del navegador web: Actualmente, los enlaces en el Calendario de Notion se abren en un navegador web por defecto, sin opción de abrir en la aplicación.
Trabajando con Equipos dentro del Calendario de Notion
Cuando colaboras con tu equipo, coordinar horarios puede ser un problema, pero con el Calendario de Notion, es mucho más fácil. No tienes que compartir calendarios individuales para ver cuándo todos están disponibles. Simplemente integra los horarios de tus colegas en el tuyo con solo unos clics. De esta forma, encontrar el momento perfecto para reuniones o colaboraciones se vuelve sencillo, optimizando el trabajo en equipo y mejorando la productividad.
Acceder a los Calendarios de los Compañeros de Equipo
- Acceder rápidamente al calendario de un compañero: En la barra lateral izquierda del Calendario de Notion, haz clic en el punto junto a tu calendario y elige «Mostrar calendario de compañero…». Busca y selecciona el correo electrónico de tu compañero. Puedes salir de esta vista presionando «esc» o haciendo clic en la «x» junto a su calendario.
- Agregar permanentemente el calendario de un compañero: Para colaboraciones continuas, haz clic derecho en su correo electrónico en la vista del calendario y selecciona «Anclar a la lista de calendarios». Para eliminar su calendario más tarde, simplemente haz clic derecho y elige «Eliminar compañero de la lista».
- Programar reuniones 1 a 1 de manera simple: Para organizar un encuentro personal, solo arrastra el nombre de tu compañero desde el menú del Calendario de Notion a tu horario. Los detalles de la reunión, como la información de conferencia, se completarán automáticamente según tus preferencias predeterminadas.
Gestionar Husos Horarios para Equipos Globales
El Calendario de Notion está diseñado para la colaboración global, facilitando la gestión de husos horarios.
Para agregar un huso horario:
- Abre Notion y haz clic en el icono ‘+’ junto a tu huso horario actual, generalmente en la parte superior de tu vista de calendario.
- Elige la región o ciudad que represente el huso horario que necesitas.
- El nuevo huso horario se mostrará junto a los demás, distinguible por abreviaturas como ‘EST’, ‘IST’, etc.
Husos Horarios Adicionales
- Limitación: El Calendario de Notion normalmente solo permite mostrar cuatro husos horarios.
- Ampliar la capacidad: Para agregar más, usa Ctrl/⌘+ K e introduce defaults write ui maxTimeZones [número], reemplazando [número] con el total deseado de husos horarios.
Cuando comiences a usar el Calendario de Notion, detectará automáticamente tu zona horaria principal de Google Calendar. Sin embargo, los cambios realizados en las zonas horarias en el Calendario de Notion son independientes y no afectan la configuración de tu Google Calendar.
Compartir Disponibilidad con Miembros del Equipo
El Calendario de Notion ofrece una forma sencilla de comunicar tus horarios libres para reuniones, tanto en plataformas de escritorio como en la web. Esta función está diseñada para simplificar el proceso de programar reuniones, haciéndolo más eficiente para todos los involucrados.
Así es como puedes informar a otros cuando estás disponible:
- Utiliza la opción ‘Compartir disponibilidad’ en el panel de contexto derecho o el atajo de teclado ‘S’.
- Haz clic en tus franjas horarias disponibles en el calendario.
- Nombra el evento, agrega duración, zona horaria y detalles de conferencia.
- Haz clic en ‘Crear’ para reservar estas franjas, asegurándote de que estés libre para estas posibles reuniones.
Con solo unos pocos pasos, puedes comunicar eficientemente tus horarios libres, agilizando el proceso de organización de reuniones.
4 Mejores Casos de Uso para el Calendario de Notion (con plantillas)
El Calendario de Notion se vuelve aún más poderoso cuando se utiliza con las plantillas de Notion. Esto facilita mantenerse al tanto de eventos importantes tanto en Notion como en el Calendario de Notion.
Ahora, exploremos cuatro excelentes formas de utilizar el Calendario de Notion.
Gestionar Fechas de Tareas y Proyectos
Agregar tus tareas y proyectos al Calendario de Notion es increíblemente conveniente y aporta muchos beneficios a tu productividad y organización, como por ejemplo:
- Puedes tener todas tus fechas importantes, eventos y ahora tus tareas y proyectos en un lugar centralizado.
- Reprogramación sin esfuerzo. Si surge algo, simplemente arrastra y suelta una tarea o proyecto a una nueva fecha u hora.
- Proporciona una visibilidad clara de tus franjas horarias disponibles basadas en tus tareas del Calendario.
- Bloqueo de tiempo. Asigna bloques de tiempo específicos para tus tareas y proyectos directamente en tu calendario. Esto te ayuda a priorizar y asignar espacios dedicados para un trabajo enfocado, asegurando que progreses en tus tareas más importantes.
Puedes integrar fácilmente todas tus tareas y proyectos de nuestro sistema Notion todo en uno, plantilla Second Brain 2.0 al Calendario de Notion. Esto te ayuda a trabajar de manera más eficiente y gestionar tu tiempo mejor porque todo lo que necesitas está en un solo lugar. Mejora tu enfoque y productividad al alinear tus tareas diarias con tus objetivos más grandes.
En general, esta integración cambia la forma en que organizas y realizas tareas, haciendo tu trabajo más inteligente y exitoso.
Además, si proporcionas horarios de inicio y fin para las tareas, aparecerán como bloques en tu calendario. Si realizas cambios en tu calendario, verás que las fechas actualizadas se reflejan también en Notion. ¡Es increíblemente conveniente!
Ver Recordatorios de Cumpleaños y Aniversarios
Recordar cumpleaños y aniversarios ahora es más fácil con el Calendario de Notion.
Puedes conectar tu Plantilla de CRM Personal, donde guardas contactos y sus fechas especiales, directamente a tu Calendario de Notion. Esto significa que todas esas fechas importantes aparecen automáticamente en tu calendario. No es necesario ingresar manualmente cada cumpleaños o aniversario, ¡todo está integrado para ti!
Ahora, hacer un seguimiento de estas ocasiones es sencillo y está profundamente integrado en tu horario diario.
Para agregar la Plantilla de CRM Personal al Calendario de Notion:
- Abre la Plantilla de CRM Personal en Notion y selecciona la vista de calendario.
- Haz clic en el botón «Abrir en Calendario».
Alternativamente, puedes añadir manualmente esta base de datos al Calendario de Notion. En la aplicación, haz clic en los tres puntos junto al nombre de tu espacio de trabajo y selecciona «Agregar base de datos de Notion».
Ver Renovaciones de Suscripciones y Gastos
Los gastos y suscripciones también se pueden transferir al Calendario de Notion para asegurarse de que no se olviden y se puedan declinar o renovar adecuadamente. Esto permite monitorear fácilmente las suscripciones y gastos recurrentes.
Puedes conectar tu detallado Plantilla de Seguimiento de Suscripciones a tu Calendario de Notion. Este movimiento inteligente reúne todas tus suscripciones y gastos regulares en una vista. Recibe recordatorios automáticos sobre fechas de renovación directamente en tu calendario. De esta manera, puedes decidir sin esfuerzo si continuar o cancelar una suscripción. La combinación del seguimiento y el calendario no solo ayuda en la presupuestación, sino que también garantiza que estés siempre preparado para los compromisos financieros futuros.
Gestionar Programación de Publicación de Contenidos
Para asegurarte de cumplir con tus plazos de publicación de contenido, también puedes utilizar la herramienta de Calendario de Notion. Sirve como un recordatorio útil de cuándo y qué contenido necesitas publicar, junto con otras reuniones importantes y planes para el día.
Al vincular tu plantilla de Planificador y Calendario de Contenidos a la Calendario de Notion, creas un calendario de contenido dinámico que realiza un seguimiento de todas tus publicaciones en redes sociales.
Esta conexión sirve como tu guía diaria sobre lo que necesita ser publicado, compartido o promocionado en diferentes plataformas. Es perfecto para mantener una presencia en línea consistente, asegurando que tu estrategia en redes sociales se mantenga en camino y se alinee con otros compromisos programados.
Una última palabra sobre el Calendario de Notion
Ahora tienes todo el conocimiento para comenzar a usar el Calendario de Notion fácilmente.
El Calendario de Notion ofrece nuevas e interesantes posibilidades para los usuarios de Notion, con muchas funciones innovadoras ya disponibles en esta primera versión.
Además, hay muchas mejoras potenciales que es probable que el equipo de Notion lance en las próximas semanas o meses, incluida la capacidad de conectar otros calendarios además del Calendario de Google.
El contenido de este artículo fue traducido de artículo original