Was ist Notion?

Hier ist eine schrittweise Anleitung, wie man Notion benutzt.

Jeder hat seine Gründe, warum er sich von Notion angezogen fühlt. Für mich sind es vor allem die Ästhetik – von niedlichen Animationen in den Demo-Videos bis hin zu einer eleganten Benutzeroberfläche erfüllt Notion alle visuellen Anforderungen. Für die meisten anderen Menschen, die nicht den gleichen absurden Grund teilen, liegt der eigentliche Reiz in der nahezu perfekten Kombination von Anpassungsfähigkeit und Funktionalität.

Notion kann Ihr Textverarbeitungsprogramm, Ihre Datenbank, Ihr Kanban-Board – sogar Ihr zweites Gehirn sein. Aber zuerst müssen Sie wissen, wie man die grundlegenden Bausteine der App verwendet. Es ist das klassische „Man muss laufen lernen, bevor man rennen kann“ Prinzip.

Hier werde ich Ihnen die Grundlagen der Verwendung von Notion erklären, damit Sie das Beste daraus machen können.

Inhaltsverzeichnis:

• Was ist Notion?
• Wie man Notion auf einen Blick verwendet
• Wie man die Notion-Seitenleiste verwaltet
• Wie man Seiten teilt und in Notion zusammenarbeitet
• Wie man Datenbanken in Notion verwendet

Was ist Notion?

Notion ist im Kern eine Notiz-App. Aber wirklich, es gibt keine einzige Kategorie, die alles erfassen kann, was Notion kann. Denn wenn Sie wissen, wie man die grundlegenden Bausteine der App verwendet, funktioniert sie als viel mehr als nur ein Ort, um Ihre Gedanken niederzuschreiben – es wird eher zu einem All-in-One-Arbeitsbereich.

Notion bietet einen einzigen Raum zur Organisation von allem, von Lead-Daten über To-Do-Listen bis hin zu Firmenwikis, was es Ihnen ermöglicht, es in ein CRM, ein Projektmanagement-Tool und mit Hilfe von Notion AI sogar in einen Schreibpartner zu verwandeln.

Wie man Notion auf einen Blick verwendet

Um mit einer leeren Seite zu starten, klicken Sie auf Eine Seite hinzufügen in der Seitenleiste. Wenn diese Option nicht sichtbar ist, klicken Sie auf das Eine Seite hinzufügen-Symbol, das wie ein Pluszeichen (+) aussieht.

Oder klicken Sie auf Vorlagen und wählen Sie aus über 10.000 Vorlagen aus, um Ihnen bei der Arbeit zu helfen.

Um Inhalte wie Texte, Bilder und Videos hinzuzufügen, müssen Sie einen Block hinzufügen. Blöcke sind die Art und Weise, wie Sie in Notion alles aufbauen. Es gibt fünf grundlegende Blockkategorien (und über 500 Blockarten):

• Textblöcke
• Inline-Blöcke
• Medienblöcke
• Einbettungsblöcke
• Datenbankblöcke

Textblöcke

Ein Textblock ist der grundlegendste aller grundlegenden Bausteine und genau das, was es klingt. Er umfasst Fließtext, Überschriften, Aufzählungen, Toggle-Elemente (klappbare Textfelder) und Hinweise.

Um Text in Notion hinzuzufügen, klicken Sie irgendwo auf der Seite und beginnen Sie zu tippen.

Müssen Sie Ihren Text formatieren? Hier sind alle Möglichkeiten, wie Sie Ihren Text in Notion formatieren können:

• Schrägstrichbefehle: Geben Sie den Befehl Umwandeln in am Anfang eines Textblocks ein: /turn [format]. Zum Beispiel /turn Überschrift 1 oder /turn Zitat. Wenn Sie vergessen, welche Formatierungsoptionen Ihnen zur Verfügung stehen, kein Problem – sobald Sie mit dem Tippen von /turn beginnen, wird automatisch ein Dropdown-Menü mit Ihren Optionen angezeigt.

• Tastenkombinationen: Markieren Sie den Text, den Sie formatieren möchten, und verwenden Sie Ihre Tastenkombination.
• Markdown: Verwenden Sie Markdown beim Tippen oder am Anfang eines neuen Blocks, um gängige Formatierungsstile anzuwenden, wie fett, kursiv und Aufzählungslisten.
• Blockmenü: Angenommen, Sie möchten Ihren Textblock mit Farbe füllen. Klicken Sie auf das Sechseck-Menüsymbol neben Ihrem Textblock und wählen Sie Farbe aus. Das Blockmenü bietet Ihnen auch Zugriff auf viele der gleichen Aktionen, die Sie mit Schrägstrichbefehlen oder Tastenkombinationen ausführen können.

Inline-Blöcke

Inline-Blöcke ermöglichen es Ihnen, Blöcke von Inhalten, einschließlich Daten, Erwähnungen, Emojis und mathematischen Gleichungen, innerhalb eines anderen Blocks anzuzeigen.

Wenn Sie eine Person, Seite oder ein Datum erwähnen möchten, geben Sie @ ein und wählen Sie aus dem Dropdown-Menü aus, das erscheint.

Um ein Emoji hinzuzufügen, geben Sie einen Doppelpunkt (:) ein, gefolgt vom Namen des Emojis.

Und um ein mathematisches Symbol oder eine Gleichung hinzuzufügen, geben Sie /inline ein, klicken Sie auf Inline-Gleichung und geben Sie das Symbol oder die Gleichung ein, die Sie einfügen möchten.

Medienblöcke

Medienblöcke sind für Bilder, Dateien, Video- und Audioinhalte gedacht, die Sie direkt von Ihrer Notion-Seite aus bearbeiten können.

Der einfachste Weg, eine Mediendatei hinzuzufügen, ist es, sie direkt auf Ihre Notion-Seite zu ziehen und abzulegen. Alternativ können Sie den Schrägstrichbefehl für die Mediendatei, die Sie hochladen möchten, verwenden (zum Beispiel /Datei oder /Video). Bewegen Sie den Mauszeiger über eine Mediendatei, und eine schwebende Symbolleiste wird angezeigt, mit Verknüpfungen zu häufig verwendeten Tools wie Kommentar, Unterschrift und Herunterladen.

Eingebettete Blöcke

Eingebettete Blöcke enthalten Inhalte, die von einer anderen Website eingefügt wurden. Zum Beispiel eine Fahrtroute, die in Google Maps gespeichert ist, oder ein YouTube-Video.

Es gibt unzählige Dinge, die du in Notion einbetten kannst – von Loom- und Zoom-Aufnahmen bis hin zu in der Cloud gespeicherten Dateien. Um Inhalte auf deiner Seite einzubetten, verwende deinen Schrägstrichbefehl (zum Beispiel /map oder /youtube), oder gib /embed ein und scrolle durch die verfügbaren Optionen.

Datenbankblöcke

Einfach ausgedrückt sind Datenbankblöcke Sammlungen von Seiten in Notion. Du kannst deine Datenbank als Tabelle, Board, Liste, Zeitachse, Kalender oder Galerie visualisieren. Jedes Layout enthält alle Funktionen – der einzige Unterschied besteht darin, wie deine Informationen angezeigt werden.

Da Datenbanken wohl das leistungsstärkste Feature in Notion sind, werde ich später eine ausführlichere Überprüfung dazu vornehmen, wie man Datenbanken verwendet.

Wie man Blöcke in Notion umarrangiert

Es ist wirklich einfach, Inhalte in Notion neu anzuordnen.

1. Wähle den Block aus, den du verschieben möchtest. Oder markiere mehrere Blöcke, um sie als Gruppe zu verschieben.
2. Klicke auf das Blockmenü-Symbol. Wenn du mehrere Blöcke markiert hast, kannst du auf jedes Blockmenü innerhalb deiner Auswahl klicken.
3. Ziehe deine Auswahl an eine neue Stelle. Hinweis: Während du ziehst, erscheint eine dünne blaue Leiste, die anzeigt, wo der Block existieren wird, sobald du den Cursor loslässt. Eine horizontale Leiste bedeutet, dass dein Inhalt über oder unter den umgebenden Inhalten platziert wird; eine vertikale Leiste bedeutet, dass er neben den umgebenden Inhalten in einem Spaltenlayout platziert wird.

Wie man die Notion-Seitenleiste verwaltet

Notion-Seiten befinden sich in Teamspaces (dazu später mehr), Geteilten oder deinem eigenen Privaten Bereich – alle über deine Seitenleiste zugänglich. Hinweis: Je nach Struktur deines Arbeitsbereichs kannst du eine oder alle diese Abschnitte sehen.

Jede Top-Level-Seite kann eine unendliche Anzahl von Unterseiten hosten. Und während du leicht zu einer Unterseite von der Seitenleiste aus navigieren könntest, bietet Notion eine weitere nützliche Option: Es fügt automatisch die Namen der Unterseiten in deine Top-Level-Seite ein. Das ist großartig, wenn du schnell durch eine Liste von Unterseiten scannen möchtest, ohne von anderen irrelevanten Seiten abgelenkt zu werden.

Möchtest du einfachen Zugriff auf eine bestimmte Seite? Füge sie zu deinen Favoriten hinzu.

1. Öffne die Seite, die du zu deinen Favoriten hinzufügen möchtest.
2. Klicke auf das Zu Favoriten hinzufügen-Symbol, das wie ein Stern aussieht, oben auf der Seite.

Ein neuer Bereich Favoriten wird oben in Ihrer Seitenleiste mit Ihren markierten Seiten angezeigt. Hinweis: Wenn Sie eine oberste Ebene markiert haben, werden automatisch alle Unterpunkte auch in Ihren Favoriten angezeigt.

Wie man Seiten teilt und in Notion zusammenarbeitet

Es gibt drei Hauptmethoden, um Seiten zu teilen und in Notion zusammenzuarbeiten:

• Individuelle Seiten mit anderen teilen
• Seiten im Web veröffentlichen
• Seiten in Teamräumen teilen

Wie man individuelle Seiten mit anderen teilt

1. Öffnen Sie die Seite, die Sie teilen möchten.
2. Klicken Sie oben auf der Seite auf Teilen.
3. Geben Sie den Namen oder die E-Mail-Adresse der Person ein, mit der Sie die Seite teilen möchten.

4. Standardmäßig können alle, mit denen Sie die Seite teilen, diese bearbeiten und mit anderen teilen. Um dies zu ändern, klicken Sie auf das Dropdown-Menü neben Voller Zugriff und wählen Sie die entsprechenden Berechtigungen aus.

5. Klicken Sie auf Einladen.

Alternativ können Sie einen Link zu Ihrer Seite teilen.

1. Öffnen Sie die Seite, die Sie teilen möchten.
2. Klicken Sie oben auf der Seite auf Teilen.
3. Klicken Sie auf Link kopieren und teilen Sie ihn wie gewohnt.

Sobald Sie die Seite teilen, wird sie automatisch in einem neuen Bereich Geteilt in beiden Seitenleisten angezeigt.

Wie man Seiten im Web veröffentlicht

Angenommen, Sie möchten alle Ihre Tagebucheinträge in einen öffentlichen Blog verwandeln. Oder vielleicht haben Sie ein Portfolio erstellt, das Sie mit jedem mit Internetzugang teilen möchten.

1. Öffnen Sie die Seite, die Sie veröffentlichen möchten.
2. Klicken Sie oben auf der Seite auf Teilen.
3. Klicken Sie auf den Tab Veröffentlichen.
4. Klicken Sie auf Veröffentlichen. Hinweis: Ihre Seite (und alle Unterpunkte) werden sofort live geschaltet.
5. Klicken Sie auf Einstellungen, um den Domainnamen zu ändern, dem .notion.site folgen wird. Zum Beispiel jess-travels.notion.site.
6. Wenn Sie möchten, dass Ihre Seite im Web durchsuchbar ist, klicken Sie auf den Schalter neben Suchmaschinenindexierung. Aktualisieren Sie alle anderen Berechtigungseinstellungen nach Bedarf.

Das ist es. Jetzt haben Sie eine vollständig navigierbare und durchsuchbare Website.

Zu jedem Zeitpunkt können Sie auf Unpublish klicken, um es aus dem Web zu entfernen.

Wie man Seiten in Teamspaces teilt

Je nach Ihrem Notion-Arbeitsbereich sind Sie möglicherweise bereits Teil eines Teamspaces (kollaborative Arbeitsbereiche). Bevor Sie automatisch Seiten mit Mitgliedern eines Teamspaces erstellen und teilen können, und umgekehrt, müssen Sie einen Teamraum erstellen oder beitreten.

Wie man einen neuen Teamraum erstellt

1. Klicken Sie auf das Neuer Teamraum Symbol, das wie ein Pluszeichen (+) neben Teamräume aussieht.

2. Geben Sie im Popup, das erscheint, den Namen Ihres Teamraums ein, fügen Sie eine Beschreibung hinzu (optional) und wählen Sie aus, wer Ihren Raum sehen und betreten kann. Hinweis: Wenn Sie Ihren Teamraum auf Geschlossen setzen, kann jeder sehen, dass der Teamraum existiert, aber sie können die Seiten darin nicht anzeigen.

3. Klicken Sie auf Teamraum erstellen.

Jetzt haben Sie einen dedizierten Raum in Notion, in dem Ihr Team Seiten erstellen und teilen kann.

Wie man einem Teamraum beitritt

1. Klicken Sie auf die Auslassungspunkte (...) neben Teamräume und wählen Sie dann Teamräume durchsuchen.

2. Scrollen Sie durch die verfügbaren Räume im Abschnitt Weitere Teamräume. Oder geben Sie, falls Sie den Namen des Raums kennen, diesen in die Suchleiste ein.

3. Je nach den Einstellungen des Teamraums können Sie auf Beitreten klicken, um dem Raum direkt beizutreten, oder auf Anfrage, um den Teamraumbesitzer um Einlass zu bitten.

Jeder Raum, dem Sie beitreten, erscheint sofort unter Ihre Teamräume in der Seitenleiste. Sie haben auch Zugriff auf alle Seiten und Unterseiten dieses Raums.

Wie man Mitglieder in Teamräumen verwaltet

Angenommen, jemand hat darum gebeten, Ihrem geschlossenen Teamraum beizutreten. Eine Benachrichtigung erscheint in Ihrem Notion-Posteingang, wo Sie die Anfrage genehmigen oder ablehnen können.

1. Klicken Sie auf Updates in der Seitenleiste, um auf Ihren Posteingang zuzugreifen.
2. Klicken Sie in der Anforderungsbenachrichtigung auf Genehmigen oder Ablehnen.

Wenn Sie Mitglieder zu Ihrem Teamspace hinzufügen oder entfernen möchten oder die Mitgliederberechtigungen verwalten möchten, klicken Sie auf die Auslassungspunkte (...) neben dem Teamspace-Namen und wählen Sie dann Teamspace-Einstellungen.

Hier ist eine Übersicht der Einstellungen, die Sie ändern können:

• Allgemein: Hier können Sie den Teamspace-Namen, das Symbol und die Beschreibung ändern.
• Mitglieder: Hier können Sie Mitglieder hinzufügen und entfernen und steuern, wie sie mit den Seiten in Ihrem Teamspace interagieren können (kann anzeigen, kann kommentieren oder voller Zugriff).
• Sicherheit: Hier können Sie festlegen, wer andere Mitglieder einladen und die Teamspace-Seitenleiste ändern kann.

Wie man Datenbanken in Notion verwendet

Datenbanken in Notion machen es einfach, Informationen zu speichern, zu organisieren und zu visualisieren. Sie können sich jedes Datenbankelement als einen der grundlegenden Bausteine vorstellen, die wir zuvor besprochen haben. Zum Beispiel kann ein Bild ein Element sein. Genauso kann eine ganze Seite sein.

Bevor wir uns jedoch mit der Erstellung einer Datenbank befassen, ist es wichtig zu verstehen, auf welche Weise Sie Ihre Daten visualisieren können:

• Tabelle: Dies gibt Ihnen einen Überblick über alle Inhalte in Ihrer Datenbank.
• Liste: Dies ist eine gute Option für die Auflistung einer Sammlung von Seiten, wie z.B. Tagebucheinträge oder Besprechungsnotizen.
• Kalender: Hier werden Ihre Seiten als Karten in einem Kalender angezeigt.
• Zeitachse: Hier werden Ihre Seiten auf einer unendlich scrollenden horizontalen Linie angezeigt, was hilfreich ist, um Workflows darzustellen, die Datumsbereiche oder mehrere aufeinanderfolgende Schritte umfassen, wie z.B. einen Produktlaunch.
• Galerie: Dies ist die visuellste Option, die Ihnen eine Vorschau auf den Inhalt jedes Elements gibt.
• Board: Dies ist ein Kanban-Board. Es gruppiert Ihre Inhalte nach Kategorien, z.B. In Bearbeitung, Überprüfung und Erledigt, was es zu einer großartigen Option für das Aufgabenmanagement macht.

Wie man eine Datenbank in Notion erstellt

Sie können eine Datenbank als eigene Seite oder inline mit anderen Inhalten auf einer vorhandenen Seite erstellen. Der Aufbau ist so oder so mehr oder weniger der gleiche.

1. Öffnen Sie eine neue oder vorhandene Seite in Notion.
2. Geben Sie den Schrägstrich-Befehl /database ein, um eine neue Datenbank zu erstellen, und wählen Sie Datenbank – Inline oder Datenbank – Vollseite. Standardmäßig wird Notion eine Inline-Datenbank als Tabelle anzeigen, aber Sie können dies leicht ändern.

3. Geben Sie Ihrer Datenbank einen Namen und fügen Sie Ihre Einträge hinzu.

Müssen Sie einen Eintrag bearbeiten? Wenn Sie eine Tabellenansicht erstellt haben, fahren Sie mit der Maus über den Eintragsnamen in der ersten Spalte (oder „Eigenschaft“) und klicken Sie auf Öffnen. Es wird als eigene Seite geöffnet, die Sie dann bearbeiten können.

Für alle anderen Layouts klicken Sie einfach auf die Karte, und sie öffnet sich als eigene Seite.

Wie man verschiedene Datenbankansichten in Notion erstellt

Angenommen, Sie haben Ihre anfängliche Datenbank in einer Tabellenansicht erstellt, aber jetzt möchten Sie dieselben Einträge in einer Boardansicht visualisieren.

1. Fahren Sie mit der Maus über Ihre Datenbank, bis ein schwebendes Menü darüber erscheint.
2. Klicken Sie auf das Bearbeitungsansichts-Layout-Symbol, das wie eine Auslassung (...) aussieht, und wählen Sie dann Layout aus.

3. Wählen Sie Ihr gewünschtes Layout aus. Notion zeigt Ihnen auch eine Echtzeitvorschau des Layouts, während Sie Ihre Layoutoptionen durchgehen.

Es ist jedoch erwähnenswert, dass die Änderung des Layouts auf diese Weise bedeutet, dass die Kalenderansicht die ursprüngliche Tabellenansicht ersetzen wird.

Wenn Sie mehrere Ansichten erstellen möchten, zwischen denen Sie einfach wechseln können, fügen Sie stattdessen eine neue Ansicht hinzu.

1. Fahren Sie mit der Maus über Ihre Datenbank, bis ein schwebendes Menü darüber erscheint.
2. Klicken Sie auf das plus-Symbol (+) neben Ihrem Boardnamen.
3. Wählen Sie die Datenquelle aus, mit der Sie verknüpfen möchten. Dies sollte dieselbe Datenquelle sein, die Sie in Ihrer ursprünglichen Datenbankansicht verwendet haben. Hinweis: Verknüpfte Datenbanken sind keine Duplikate, sondern eine weitere Ansicht der zugrunde liegenden Daten.

4. Ändern Sie das Layout nach Bedarf.

Das war’s. Und es gibt keine Begrenzung, wie viele Ansichten von Layouts Sie innerhalb einer Datenbank erstellen können.

Automatisieren Sie Notion

Notion bietet zahlreiche Funktionen und Anpassungsmöglichkeiten, um es in den perfekten Informationshub zu verwandeln. Aber zuerst müssen Sie diese Informationen in Notion bekommen.

Wenn Sie Notion mit Zapier verbinden, können Sie automatisch Daten von anderen Apps in Ihren Notion-Arbeitsbereich senden und umgekehrt. Sie können beispielsweise neue Kalenderereignisse oder Elemente in Ihrer Leselater-App zu Datenbanken in Notion hinzufügen. Erfahren Sie mehr darüber, wie Sie Notion automatisieren können, oder beginnen Sie mit einem dieser Workflows.

Der Inhalt dieses Artikels wurde aus dem Originalartikel übersetzt.