Was ist Notion AI? Und wie nutzt man es?

Ich habe kürzlich aus zwei Hauptgründen von Google Sheets auf Notion umgestellt, um meine Urlaube zu planen. Erstens erlaubt es Mehrfachauswahlmöglichkeiten, was bedeutet, dass ich mehrere Tags für Eigenschaften wie Standorte und Lebensmittelkategorien zuweisen kann. Zweitens ist die Benutzeroberfläche von Notion schöner.

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Jetzt, mit den neuesten Fortschritten bei Notion AI, habe ich einen dritten Grund, bei Notion zu bleiben: Seine KI macht es viel schneller, meine Reisen zu planen und schnell Informationen abzurufen, die ich tief in einer schmerzhaft detaillierten Reiseroute vergraben habe.

Egal, ob Sie Notion zur Organisation Ihres Lebens, zur Projektverwaltung oder als CRM verwenden, hier erfahren Sie, wie Sie Notion AI nutzen können, um all Ihre Workflows zu beschleunigen.

Inhaltsverzeichnis:

• Was ist Notion AI?
• Wie nutzt man Notion AI
• Anwendungsfälle für Notion AI

Was ist Notion AI?

Notion AI ist eine Sammlung von KI-Funktionen, die in den Arbeitsbereich von Notion integriert sind, einschließlich eines KI-Assistenten, mit dem Sie chatten können, um Antworten zu Ihren Dokumenten zu erhalten, und eines Textgenerators, den Sie auffordern können, Dinge wie Erstellen, Bearbeiten, Zusammenfassen und Übersetzen von Inhalten – sogar innerhalb von Datenbanken – zu tun.

Hinweis: Letztes Jahr hat Notion eine weitere KI-Funktion namens Q&A (derzeit in Beta) veröffentlicht. Diese funktioniert ähnlich wie der KI-Assistent und beantwortet Fragen zu Ihren Dokumenten.

Wie nutzt man Notion AI

Hier ist eine Zusammenfassung, wie man Notion AI nutzt.

1. Gehen Sie zu notion.so und melden Sie sich an oder registrieren Sie sich.
2. Interagieren Sie auf der Website mit Notion AI auf eine von zwei Arten:
   • Klicken Sie auf Notion AI in der Seitenleiste, um die Q&A-Funktion zu nutzen, und geben Sie Ihre Eingabe im Nachrichtenfeld ein.
   • Von einer Ihrer Seiten aus klicken Sie auf das Menü-Symbol (es sieht aus wie ein 2×3-Raster aus Punkten) neben dem Block, bei dem Notion AI Ihnen helfen soll, und klicken Sie auf Frag AI. Geben Sie Ihre Eingabe ein oder wählen Sie aus einer der vorgeschlagenen KI-Aktionen.
3. Sobald Notion AI eine Antwort ausspuckt, haben Sie eine Handvoll Optionen (dies variiert je nachdem, wie Sie mit der KI interagieren):
   • Kopieren Sie die Antwort.
   • Ändern Sie, auf welche Seite Notion AI zugreifen soll, um Daten abzurufen.
   • Generieren Sie die Antwort erneut.
   • Teilen Sie die Antwort.
   • Akzeptieren oder verwerfen Sie die Antwort.
   • Markieren Sie die Antwort als hilfreich oder nicht hilfreich.

Jetzt werfen wir einen genaueren Blick auf die Einzelheiten der Nutzung von Notion AI.

1. Melden Sie sich für das Notion AI-Add-on an

Um mit Notion AI zu beginnen, müssen Sie sich zunächst für das KI-Add-on anmelden.

1. Gehen Sie zu notion.so.
2. Klicken Sie auf Plan upgraden am unteren Rand der Seitenleiste.
3. Im erscheinenden Pop-up klicken Sie auf Zum Plan hinzufügen (es ist neben Notion AI).

1. Geben Sie Ihre Zahlungsdaten ein.
2. Klicken Sie auf Jetzt upgraden.

Sie können Notion AI auch kostenlos ausprobieren. Solange Sie ein Notion-Konto haben, erhalten Sie automatisch 20 kostenlose KI-Antworten.

2. Notion AI auslösen

Sie können auf verschiedene Arten auf Notion AI zugreifen.

• Verwenden Sie die Suchleiste. Klicken Sie auf Suche in der Seitenleiste und geben Sie Ihre Frage in die Suchleiste ein, damit Notion AI antwortet.

Verwenden Sie die Q&A-Funktion. Klicken Sie auf Notion AI in der Seitenleiste, um einen neuen Chat zu starten. Wählen Sie aus einer der vorgeschlagenen KI-Aktionen oder geben Sie eine Eingabe im Nachrichtenfeld ein.

Öffnen Sie einen Notion AI-Chat von Ihrer Seite aus. Klicken Sie auf das Funkensymbol in der unteren rechten Ecke einer beliebigen Notion-Seite, um einen neuen Notion AI-Chat zu starten.

Wählen Sie Ask AI aus einem Blockmenü. Klicken Sie auf das Menü-Symbol (es sieht aus wie ein 2×3 Raster von Punkten) neben dem Block, bei dem Notion AI Ihnen helfen soll, und klicken Sie auf Ask AI. Geben Sie Ihr Anliegen ein oder wählen Sie eine der vorgeschlagenen AI-Aktionen aus. 

Verwenden Sie den Slash-Befehl. Geben Sie /ai ein und wählen Sie eine AI-Aktion aus. Wenn Sie möchten, dass Notion AI Ihren Inhalt bearbeitet, müssen Sie zunächst den Text oder Block markieren, den Sie bearbeiten möchten, und dann /ai eingeben. Wählen Sie eine der vorgeschlagenen AI-Aktionen aus. Oder klicken Sie auf Mehr anzeigen, um ein spezifisches Anliegen einzugeben. 

• Verwenden Sie Ihre Tastenkombinationen. Wenn Sie Notion im Web verwenden und sich auf einer Ihrer Seiten befinden, drücken Sie command+J (auf Mac) oder Ctrl+J (auf Windows), um das Notion AI-Menü und die Nachrichtenleiste zu öffnen. Wenn Sie die Notion-Desktop-App haben, drücken Sie command+shift+K (auf Mac) oder Ctrl+Shift+K (auf Windows), um einen neuen Chat zu starten – dafür müssen Sie sich nicht einmal in der App befinden. 

3. Interagieren Sie mit der Antwort von Notion AI

Je nachdem, wie Sie Notion AI aktiviert haben, wird sich die Art und Weise, wie Sie mit seiner Antwort interagieren, unterscheiden. 

Wenn Sie beispielsweise die Q&A-Funktion verwenden, sind hier Ihre Optionen.

• Die letzte Antwort kopieren. Klicken Sie auf Kopieren, um die letzte Antwort in Ihre Zwischenablage zu kopieren. Dann können Sie den Text wie gewohnt einfügen und teilen. 
• Ändern Sie die Quelldaten von Notion AI. Standardmäßig scannt Notion AI alle Ihre Arbeitsbereiche nach relevanten Daten, um seine Antwort zu informieren. Wenn Sie möchten, dass er Daten von einer bestimmten Seite abruft, klicken Sie auf Finden in und geben Sie den Seitennamen ein. Der einzige Nachteil ist, dass Sie nicht mehrere Seiten gleichzeitig auswählen können. 

• Fragen Sie Notion AI, um eine neue Antwort zu generieren. Klicken Sie auf das Erneut versuchen-Symbol, das wie ein gebogener Pfeil nach links aussieht, um die KI zu veranlassen, eine neue Antwort auf Ihr vorheriges Anliegen zu generieren. 
• Teilen Sie die Antwort. Klicken Sie auf das Teilen-Symbol, das wie eine Box mit einem nach oben zeigenden Pfeil aussieht, um ein Bild des jüngsten Anliegens und der Antwort zu teilen. Klicken Sie im Popup, das erscheint, auf Bild kopieren zum Teilen, und teilen Sie das Bild dann wie gewohnt. 

Es ist nicht offensichtlich, dass Sie vergangene Q&A-Chats erneut aufrufen können, aber es ist möglich.

1. Klicken Sie auf die Ellipse (...) in der oberen rechten Ecke Ihres Q&A-Chatfensters.
2. Klicken Sie auf Verlauf anzeigen.

Notion zeigt Ihre gesamte Gesprächshistorie in der Notion AI Seitenleiste an.

Wenn Sie Notion AI auf einer Ihrer Seiten verwenden, sind Ihre Optionen etwas anders.

• Akzeptieren oder verwerfen Sie die Antwort. Klicken Sie auf Akzeptieren oder Verwerfen, um die Ausgabe von Notion AI zu behalten oder zu löschen.
• Antwort von Notion AI einfügen. Klicken Sie auf Unten einfügen, um die Ausgabe der KI zu Ihrer Seite hinzuzufügen. Wie unterscheidet sich diese Option vom Akzeptieren einer KI-Antwort? Gar nicht. Oder, wenn ja, ist es mir nicht offensichtlich.
• Notion AI bitten, eine neue Antwort zu generieren. Klicken Sie auf Erneut versuchen, um die KI zu veranlassen, eine neue Antwort auf Ihre vorherige Eingabe zu generieren.
• Die Antwort mögen oder nicht mögen. Klicken Sie in der Nachrichtenleiste auf das Nützlich– oder Nicht nützlich-Symbol (es sieht aus wie ein Daumen hoch oder ein Daumen runter), um Notion AI mitzuteilen, was Sie von seiner Antwort halten. Dieses Feedback wird der KI helfen, sich für zukünftige Antworten zu verbessern.

Anwendungsfälle für Notion AI

Jetzt, da Sie die Grundlagen verstehen, wie man mit Notion AI interagiert, schauen wir uns verschiedene Möglichkeiten an, wie Sie es in Ihren täglichen Arbeitsabläufen nutzen können.

• Ideen brainstormen
• Bestehende Inhalte bearbeiten
• Inhalte zusammenfassen
• Große textbasierte Datensätze analysieren
• Fragen stellen (zu Ihren Inhalten)
• Eigenschaften automatisch ausfüllen

Da es endlose Möglichkeiten für Notion AI gibt – mehr, als ich hier auflisten könnte – werde ich einige Beispiele aus jeder Kategorie in Aktion zeigen.

Ideen brainstormen

Wenn Sie beruflich schreiben (wie ich), werden Sie mit Sicherheit auf Schreibblockaden stoßen. Notion AI kann Ihnen helfen, die kreativen Säfte fließen zu lassen. Zum Beispiel können Sie es bitten, eine Liste von E-Mail-Betreffzeilen, Artikelideen zu einem bestimmten Thema oder eine Liste der besten Wanderwege in einem bestimmten Nationalpark zu erstellen – die Liste ist endlos.

Hier ist ein Beispiel für die Antwort von Notion AI, als ich es aufgefordert habe, eine E-Mail zu schreiben, die einen Artikel über die Nutzung von Notion AI bewirbt.

Sobald Notion AI den ersten Entwurf erstellt hat, können Sie eine der vorgeschlagenen KI-Aktionen auswählen, einschließlich Länger machen oder Erneut versuchen. Oder Sie können eine spezifische Eingabeaufforderung in die Nachrichtenleiste eingeben.

Bestehende Inhalte bearbeiten

Sie können Notion AI verwenden, um bestehende Inhalte auf Ihren Seiten zu bearbeiten. Hier sind einige der vorinstallierten KI-Aktionen, die Sie auf jeden Inhaltsblock anwenden können: Schreiben verbessern, Rechtschreibung & Grammatik korrigieren, Kürzer machen, Länger machen und Ton ändern. Sie können die KI auch auffordern, spezifische Wörter zu definieren, Synonyme oder Antonyme bereitzustellen oder ganze Seiten von Text zu übersetzen (dies ist nur für unterstützte Sprachen verfügbar).

Der einzige Nachteil der Bearbeitung mit Notion AI? Wenn Sie möchten, dass die KI Ihr Schreiben verbessert und Sie möchten, dass sie die Markenstimme oder Stilrichtlinien Ihres Unternehmens berücksichtigt, müssen Sie diese Vorgaben jedes Mal manuell einfügen, wenn Sie mit ihr interagieren – es gibt keine Möglichkeit, Wissensquellen hochzuladen oder sie so zu programmieren, dass sie sich die Einzelheiten Ihrer Markenstimme merkt, um zukünftige Antworten zu informieren.

Inhalte zusammenfassen

Angenommen, Sie verwenden Notion, um die Besprechungsnotizen Ihres Teams festzuhalten. Sie könnten Ihre Notizen Zeile für Zeile überprüfen, um die wichtigsten Punkte herauszuziehen und eine Liste von Aktionspunkten zu erstellen, die Sie mit allen teilen. Oder Sie können Notion AI auffordern, die schwere Arbeit für Sie zu erledigen.

Wenn Sie einen Schritt weiter gehen möchten, können Sie auch Notion AI bitten, Ihre Schlüsselpunkte in eine hochrangige Zusammenfassung umzuwandeln.

Große textbasierte Datensätze analysieren

Notion AI kann auch durch Ihre Seiten scannen, um eine andere Art von Zusammenfassung bereitzustellen. Wenn Sie beispielsweise Kundenfeedback in einer Notion-Datenbank speichern, können Sie die KI auffordern, auf diese Datenbank zuzugreifen und Dinge wie die allgemeine Stimmung des Publikums zu erzeugen oder zu zählen, wie oft ein bestimmter Schmerzpunkt erwähnt wurde.

Fragen stellen (zu Ihrem Inhalt)

Sie können der KI Fragen zu den Inhalten in Ihren Arbeitsbereichen stellen (wie im Beispiel unten gezeigt). Aber das Wissen der KI ist nicht nur auf diese Quellen beschränkt. Da sie von GPT angetrieben wird, zusammen mit verschiedenen anderen großen Sprachmodellen (LLMs), kann sie auch Fragen zu fast allem beantworten, basierend auf GPT-4s allgemeinem Wissen über die Welt.

Datenbank-Eigenschaften automatisch ausfüllen

AI Autofill beschleunigt den Prozess, Ihre Datenbanken mit wichtigen Informationen zu aktualisieren, einschließlich Zusammenfassungen, Schlüsselpunkten und Artikelbezeichnungen. Wenn Sie beispielsweise Notion AI verwenden, um all Ihre Projekte zu verfolgen, können Sie die benutzerdefinierte Autofill-Option der KI nutzen, um eine Zusammenfassung potenzieller Blockaden für eine bestimmte Aufgabe zu generieren (wie im Beispiel unten gezeigt). Oder Sie können sie automatisch jedem Artikel einen bestimmten Status wie Entwurf, in Bearbeitung oder abgeschlossen zuweisen lassen, indem Sie einen Select-Eigenschaftstyp verwenden.

Die Art und Weise, wie Sie AI Autofill verwenden, variiert je nach Eigenschaftstyp, den Sie aktualisieren möchten. Für Schritt-für-Schritt-Anleitungen werfen Sie einen Blick auf Notions Anleitung zur Verwendung von Autofill.

Es ist erwähnenswert, dass ich mit der benutzerdefinierten Autofill-Option anständige, wenn auch vage Ergebnisse erzielt habe, jedoch kann dasselbe nicht über die genaue Zuweisung von Artikeln mit dem entsprechenden Status (oder einer anderen Bezeichnung) gesagt werden. Notions Hilfsguide sagt auch, dass Sie AI Autofill für Select– und Multi-select-Eigenschaftstypen verwenden können, aber als ich es versuchte, ließ es mich nicht zu, die KI für Multi-Select-Eigenschaften zu verwenden.

Der Inhalt dieses Artikels wurde aus dem Originalartikel übersetzt.