Notion hat endlich seine brandneue Kalender-App, den Notion Kalender, veröffentlicht, der sich ganz auf die Vereinfachung und Verbesserung der Terminplanung konzentriert. Diese App ist ein großes Upgrade von Cron, einer anderen Kalender-App, die Notion vor einiger Zeit übernommen hat. Es ist ein weiterer Schritt von Notion, um die einzige App zu werden, die Ihr Unternehmen braucht, um praktisch alles zu tun.
In diesem umfassenden Leitfaden führen wir Sie durch die Grundlagen der Verwendung des Notion Kalenders. Sie erfahren, wie Sie ihn nach Ihren Wünschen anpassen, mit Ihren Datenbanken synchronisieren und effektiver mit Ihrem Team zusammenarbeiten können. Also, tauchen wir ein und entdecken, wie der Notion Kalender Ihre Terminplanung transformieren kann.
Erste Schritte mit dem Notion Kalender
Der Notion Kalender ist ein effektives Online-Kalendertool, das eine umfassende Lösung für die Verwaltung Ihres Stundenplans, Ihrer Aufgaben und Termine an einem Ort bietet. Wenn Sie bereits Cron verwendet haben, die Kalender-App, die Notion 2022 übernommen hat und seitdem betreibt, kennen Sie im Grunde genommen bereits das Wesentliche.
Um mit dem Notion Kalender zu beginnen, benötigen Sie ein Google-Konto. Wenn Sie derzeit Outlook oder Apple Kalender verwenden und kein Google-Konto haben, ist es an der Zeit, eines zu erstellen – ein kostenloses Konto reicht für den persönlichen Gebrauch aus.
Besuchen Sie einfach calendar.notion.so und melden Sie sich mit Ihrem Google-Konto an. Der Notion Kalender ist als Webanwendung verfügbar und auch als Desktop- oder Mobilgerät für Windows und Mac, was Ihnen die Flexibilität bietet, ihn auf verschiedenen Plattformen zu nutzen.
Zugriff und Einrichtung
- Desktop-App: Laden Sie zunächst die Notion Desktop-App herunter und installieren Sie sie. Nach der Installation melden Sie sich an und navigieren Sie zum Kalenderbereich.
- Web-App: Alternativ können Sie über die Web-App darauf zugreifen. Gehen Sie einfach auf die Notion-Website, melden Sie sich an und wählen Sie die Kalenderoption aus.
Erstkonfiguration und Anpassung
Die Konfiguration und Anpassung Ihres Notion Kalenders ist ein entscheidender Schritt, um ihn zu einem Werkzeug zu machen, das wirklich Ihren persönlichen oder beruflichen Terminplanungsbedürfnissen entspricht. Er bietet eine Vielzahl von anpassbaren Optionen, insbesondere wie Ereignisse im Menübalken angezeigt und verwaltet werden und wie Kalenderansichten angepasst werden können, um Ihnen die Kontrolle darüber zu geben, welche Informationen priorisiert werden und wie sie präsentiert werden.
Auswahl von Ereignissen für den Menübalken
- Kalender auswählen: In Einstellungen → Menübalken wählen Sie aus, welche Kalender einbezogen werden sollen. Sie können auch mehrere Kalender hinzufügen.
Anpassung der Ereignisdarstellung
- Benachrichtigung im Voraus: In Einstellungen → Menübalken wählen Sie aus, wie weit im Voraus Sie über ein Ereignis benachrichtigt werden möchten.
- Anzeigeeinstellungen: Entscheiden Sie, ob der Menübalken den Ereignistitel oder die Ereigniszeit zeigt, um die für Sie wichtigsten Informationen zu priorisieren.
Kalenderansicht-Anpassungen
- Anzeigetage anpassen: Ändern Sie die Anzahl der angezeigten Tage in Ihrem Kalender mit der ±-Option in der Nähe des zuletzt angezeigten Datums.
- Wochennummern und Wochenenden: In den Einstellungen → Allgemein unter Kalenderansicht können Sie wählen, ob Wochennummern und Wochenenden angezeigt oder ausgeblendet werden sollen.
- Ablehnte Ereignisse ausblenden: Um abgelehnte Ereignisse auszuschließen, deaktivieren Sie die Option „Abgelehnte Ereignisse“ in den Einstellungen.
- Ganztägiger Abschnitt: Klappen Sie den ganztägigen Ereignisbereich mithilfe der Pfeile in Ihrer Zonen-Spalte oder Strg/⌘ + K zusammen oder aus.
- Wochenanfang festlegen: Um einen Wochentag festzulegen, gehen Sie zu Einstellungen → Allgemein und wählen unter Woche beginnt am: einen Wochentag aus.
- Raster und Interface-Skala: Passen Sie die Dichte Ihres Kalenders und die Interface-Skala über die Ansichtsoption in der oberen Leiste an.
Synchronisieren von Notion-Datenbanken mit Notion Kalender
Verknüpfung von Datenbanken und Kalender
Eines der herausragenden Merkmale des Notion Kalenders ist seine nahtlose Integration mit Notion-Datenbanken. Hier ist ein unkomplizierter Prozess, um Ihren Notion Kalender mit einer Notion-Datenbank zu verknüpfen.
- Verbinden Sie Ihr Notion-Konto mit der Notion Kalender-App.
- Richten Sie eine Kalenderansicht in einer Datenbank ein: Dieser Schritt ist entscheidend. Sie können entweder eine vorhandene Kalenderansicht in Notion nutzen oder eine neue auf der Datenbankseite erstellen. Wichtig ist, sicherzustellen, dass irgendwo in Notion eine Kalenderansicht der Datenbank vorhanden ist. Die Datumsangabe, die Sie hier auswählen, wird im Notion Kalender angezeigt.
- Verwenden Sie die Funktion „Im Kalender öffnen“: Nachdem Sie eine Kalenderansicht auf einer Datenbankseite eingerichtet haben, erscheint oben rechts ein Button. Klicken Sie darauf, um den Notion Kalender in einem Webbrowser zu öffnen. Leider leitet es nicht direkt zur App weiter – ein kleiner Nachteil.
- Manuell eine Datenbank hinzufügen: Wenn Sie bereits eine Kalenderansicht in einer Datenbank haben, können Sie diese Datenbank manuell zum Notion-Kalender hinzufügen. Klicken Sie in der App auf die drei Punkte neben dem Namen Ihres Arbeitsbereichs und wählen Sie „Notion-Datenbank hinzufügen“. Sie können dann auswählen, welche Datenbanken mit Kalenderansichten angezeigt werden sollen.
Außerdem können Sie Notion-Seiten zu Ihren Kalenderereignissen hinzufügen. Wenn Sie in Notion Calendar ein Ereignis erstellen, gibt es eine Stelle, um Links oder Dokumente hinzuzufügen. Sie können entweder direkt eine neue Notion-Seite erstellen oder eine bereits erstellte anhängen. Auf diese Weise haben Sie alles, was Sie für ein Treffen oder Ereignis benötigen, direkt zur Hand, egal ob Sie im Notion-Kalender sind oder nur Ihre Menüleiste betrachten.
Beschränkungen und Lücken verstehen
Beim Integrieren des Notion-Kalenders mit Ihren Datenbanken sollten Sie sich einiger Einschränkungen bewusst sein:
- Sichtbarkeit einer einzelnen Datumsangabe: Es kann jeweils nur eine Datumsangabe auf der Kalenderansicht angezeigt werden.
- Mehrere Ansichten, dieselbe Datenbank: Sie können mehrere Kalenderansichten derselben Datenbank haben, die jeweils unterschiedliche Datumsangaben anzeigen. Die Unmöglichkeit, diese Ansichten umzubenennen, kann jedoch zu Verwirrung führen, wenn mehr als eine Ansicht derselben Datenbank vorhanden ist.
- Bearbeitungseinschränkungen: Sie können Datumsangaben in der App ändern, aber keine neuen Datenbankeinträge erstellen.
- Weiterleitung im Webbrowser: Derzeit werden Links im Notion-Kalender standardmäßig in einem Webbrowser geöffnet, ohne die Möglichkeit, in der App zu öffnen.
Arbeiten mit Teams im Notion-Kalender
Bei der Zusammenarbeit mit Ihrem Team kann die Koordination von Zeitplänen mühsam sein, aber mit Notion-Kalender wird es viel einfacher. Sie müssen keine einzelnen Kalender teilen, um zu sehen, wann alle verfügbar sind. Integrieren Sie einfach die Zeitpläne Ihrer Kollegen mit wenigen Klicks in Ihren eigenen. Auf diese Weise wird es einfach, die perfekte Zeit für Besprechungen oder Zusammenarbeiten zu finden, was die Teamarbeit optimiert und die Produktivität steigert.
Auf die Kalender von Teammitgliedern zugreifen
- Schneller Zugriff auf den Kalender eines Teammitglieds: Klicken Sie in der linken Seitenleiste von Notion Calendar auf den Punkt neben Ihrem Kalender und wählen Sie „Teamkalender anzeigen…“. Suchen und wählen Sie die E-Mail-Adresse Ihres Teammitglieds. Sie können diese Ansicht verlassen, indem Sie „esc“ drücken oder auf das „x“ neben ihrem Kalender klicken.
- Den Kalender eines Teammitglieds dauerhaft hinzufügen: Für kontinuierliche Zusammenarbeit klicken Sie mit der rechten Maustaste auf ihre E-Mail-Adresse in der Kalenderansicht und wählen Sie „An Kalenderliste anheften“. Um ihren Kalender später zu entfernen, klicken Sie einfach mit der rechten Maustaste und wählen „Teammitglied aus Liste entfernen“.
- Vereinfachung von 1:1-Meetings: Um ein persönliches Treffen zu vereinbaren, ziehen Sie einfach den Namen Ihres Teammitglieds aus dem Notion-Kalendermenü auf Ihren Zeitplan. Meetingdetails wie Konferenzinformationen werden automatisch basierend auf Ihren vordefinierten Präferenzen ausgefüllt.
Verwaltung von Zeitzonen für globale Teams
Notion-Kalender ist für globale Zusammenarbeit konzipiert und erleichtert das Verwalten von Zeitzonen.
Um eine Zeitzone hinzuzufügen:
- Öffnen Sie Notion und klicken Sie auf das „+“-Symbol neben Ihrer aktuellen Zeitzone, normalerweise oben in Ihrer Kalenderansicht.
- Wählen Sie die Region oder Stadt, die die benötigte Zeitzone repräsentiert.
- Die neue Zeitzone wird neben anderen angezeigt, erkennbar an Abkürzungen wie „EST“, „IST“ usw.
Zusätzliche Zeitzonen
- Einschränkung: Notion-Kalender erlaubt normalerweise nur vier Zeitzonen gleichzeitig angezeigt zu werden.
- Kapazität erweitern: Um mehr hinzuzufügen, verwenden Sie Strg/⌘+ K und geben Sie defaults write ui maxTimeZones [Zahl] ein, wobei Sie [Zahl] durch Ihre gewünschte Gesamtanzahl von Zeitzonen ersetzen.
Wenn Sie mit Notion Calendar beginnen, erkennt es automatisch Ihre primäre Zeitzone von Google Calendar. Änderungen, die jedoch in den Zeitzonen von Notion Calendar vorgenommen werden, sind unabhängig und beeinflussen nicht Ihre Google Calendar-Einstellungen.
Verfügbarkeit mit Teammitgliedern teilen
Notion Calendar bietet eine nahtlose Möglichkeit, Ihre freien Zeiten für Besprechungen sowohl auf Desktop- als auch auf Webplattformen zu kommunizieren. Diese Funktion soll den Prozess der Terminplanung vereinfachen und effizienter gestalten.
So lassen Sie andere wissen, wann Sie verfügbar sind:
- Verwenden Sie die Option „Verfügbarkeit teilen“ im rechten Kontextfeld oder die Tastenkombination „S“.
- Klicken Sie auf Ihre verfügbaren Zeitschlitze im Kalender.
- Nennen Sie das Ereignis, fügen Sie Dauer, Zeitzone und Konferenzdetails hinzu.
- Klicken Sie auf „Erstellen“, um diese Zeitschlitze zu reservieren und sicherzustellen, dass Sie für diese potenziellen Besprechungen verfügbar sind.
Mit nur wenigen Schritten können Sie effizient Ihre freien Zeiten kommunizieren und den Prozess der Terminvereinbarung optimieren.
4 beste Anwendungsfälle für Notion Calendar (mit Vorlagen)
Notion Calendar wird noch leistungsstärker, wenn Sie es mit den Vorlagen von Notion verwenden. Dies erleichtert es, wichtige Ereignisse sowohl in Notion als auch im Notion Calendar im Auge zu behalten.
Lassen Sie uns nun vier großartige Möglichkeiten zur Verwendung von Notion Calendar erkunden.
Verwalten von Aufgaben und Projektterminen
Das Hinzufügen Ihrer Aufgaben und Projekte zum Notion Calendar ist unglaublich praktisch und bringt viele Vorteile für Ihre Produktivität und Organisation mit sich, wie zum Beispiel:
- Sie haben alle Ihre wichtigen Termine, Ereignisse und nun auch Ihre Aufgaben und Projekte an einem zentralen Ort.
- Müheloses Verschieben von Terminen. Wenn etwas dazwischenkommt, ziehen Sie einfach eine Aufgabe oder ein Projekt auf ein neues Datum oder eine neue Uhrzeit.
- Es bietet eine klare Übersicht über Ihre verfügbaren Zeitfenster basierend auf Ihren Kalenderaufgaben.
- Zeitblöcke. Weisen Sie Ihren Aufgaben und Projekten direkt in Ihrem Kalender spezifische Zeitblöcke zu. Dies hilft Ihnen, Prioritäten zu setzen und dedizierte Slots für konzentrierte Arbeit zuzuweisen, um sicherzustellen, dass Sie Fortschritte bei Ihren wichtigsten Aufgaben machen.
Sie können all Ihre Aufgaben und Projekte einfach aus unserem All-in-One-Notion-System, der Vorlage für Second Brain 2.0, in den Notion Calendar integrieren. Dies hilft Ihnen, effizienter zu arbeiten und Ihre Zeit besser zu managen, da alles, was Sie benötigen, an einem Ort ist. Es verbessert Ihre Konzentration und Produktivität, indem es Ihre täglichen Aufgaben mit Ihren größeren Zielen in Einklang bringt.
Im Allgemeinen verändert diese Integration, wie Sie Aufgaben organisieren und erledigen, macht Ihre Arbeit intelligenter und erfolgreicher.
Zusätzlich, wenn Sie Start- und Endzeiten für Aufgaben angeben, erscheinen sie als Blöcke in Ihrem Kalender. Wenn Sie Änderungen in Ihrem Kalender vornehmen, werden die aktualisierten Daten auch in Notion angezeigt. Das ist unglaublich praktisch!
Geburtstage und Jahrestage im Blick behalten
Das Erinnern an Geburtstage und Jahrestage wird mit Notion Calendar jetzt einfacher.
Sie können Ihre Personal CRM-Vorlage verbinden, in der Sie Kontakte und ihre besonderen Daten speichern, direkt mit Ihrem Notion Calendar. Das bedeutet, dass alle diese wichtigen Daten automatisch in Ihrem Kalender angezeigt werden. Es ist nicht nötig, jeden Geburtstag oder Jahrestag manuell einzugeben – alles ist für Sie integriert.
Das Verfolgen dieser Anlässe ist nun mühelos und tief in Ihren täglichen Zeitplan integriert.
Um die Personal CRM-Vorlage zum Notion Calendar hinzuzufügen:
- Öffnen Sie die Personal CRM-Vorlage in Notion und wählen Sie die Kalenderansicht.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche „Zum Kalender öffnen“.
Alternativ können Sie diese Datenbank manuell zum Notion Calendar hinzufügen. In der App klicken Sie auf die drei Punkte neben dem Namen Ihres Arbeitsbereichs und wählen „Notion-Datenbank hinzufügen“.
Abo- und Ausgabenverlängerungen verwalten
Ausgaben und Abonnements können ebenfalls in den Notion Calendar übertragen werden, um sicherzustellen, dass sie nicht vergessen werden und ordnungsgemäß abgelehnt oder verlängert werden können. Dies ermöglicht eine einfache Überwachung wiederkehrender Abonnements und Ausgaben.
Sie können Ihr detailliertes Vorlage für Subscription Tracker an Ihren Notion Calendar anschließen. Dieser clevere Schachzug bringt alle Ihre Abonnements und regelmäßigen Ausgaben in einer Ansicht zusammen. Erhalten Sie automatische Erinnerungen zu Verlängerungsdaten direkt in Ihrem Kalender. Auf diese Weise können Sie mühelos entscheiden, ob Sie ein Abonnement fortsetzen oder kündigen möchten. Die Kombination des Trackers und des Kalenders hilft nicht nur beim Budgetieren, sondern stellt auch sicher, dass Sie immer auf kommende finanzielle Verpflichtungen vorbereitet sind.
Verwalten des Zeitplans für die Veröffentlichung von Inhalten
Um sicherzustellen, dass Sie Ihre Fristen für die Veröffentlichung von Inhalten einhalten, können Sie auch das Notion Calendar-Tool nutzen. Es dient als hilfreiche Erinnerung, wann und welche Inhalte Sie veröffentlichen müssen, zusammen mit anderen wichtigen Besprechungen und Plänen für den Tag.
Indem Sie Ihre Content Planner & Calendar -Vorlage mit dem Notion-Kalender verknüpfen, erstellen Sie einen dynamischen Inhaltskalender, der alle Ihre Social-Media-Beiträge verfolgt.
Diese Verbindung dient als täglicher Leitfaden für das, was auf verschiedenen Plattformen gepostet, geteilt oder beworben werden muss. Es eignet sich perfekt, um eine konsistente Online-Präsenz aufrechtzuerhalten, sicherzustellen, dass Ihre Social-Media-Strategie auf Kurs bleibt und mit anderen geplanten Verpflichtungen übereinstimmt.
Ein letztes Wort zum Notion-Kalender
Jetzt haben Sie alle Kenntnisse, um den Notion-Kalender problemlos zu nutzen.
Der Notion-Kalender bietet Notion-Benutzern neue und interessante Möglichkeiten, mit vielen bahnbrechenden Funktionen, die bereits in dieser ersten Version verfügbar sind.
Zusätzlich gibt es viele potenzielle Verbesserungen, die das Notion-Team voraussichtlich in den kommenden Wochen oder Monaten veröffentlichen wird, einschließlich der Möglichkeit, andere Kalender neben dem Google-Kalender zu verbinden.
Der Inhalt dieses Artikels wurde aus dem Originalartikel übersetzt.