ما هو Notion؟

هنا دليل خطوة بخطوة حول كيفية استخدام Notion.

الجميع لديه أسبابه الخاصة لجذبهم إلى Notion. بالنسبة لي، إنها الجمالية في كل شيء – بدءًا من الرسوم المتحركة اللطيفة في مقاطع الفيديو التوضيحية إلى واجهة أنيقة، تفحص Notion جميع المربعات البصرية. بالنسبة لمعظم البشر الآخرين الذين لا يشاركون نفس السبب السخيف، فإن الجاذبية الحقيقية تكمن في مزيجها الشبه المثالي بين التخصيص والوظيفية.

يمكن أن تكون Notion معالج النصوص الخاص بك، قاعدة البيانات الخاصة بك، لوحة Kanban الخاصة بك – حتى عقلك الثاني. ولكن أولاً، عليك أن تعرف كيفية استخدام الكتل الأساسية للتطبيق. إنها المعاملة الكاملة “عليك أن تتعلم المشي قبل أن تجري”.

هنا، سأرشدك خلال أساسيات كيفية استخدام Notion، حتى تتمكن من الاستفادة القصوى منه.

جدول المحتويات:

• ما هو Notion؟
• كيفية استخدام Notion بنظرة سريعة
• كيفية إدارة الشريط الجانبي الخاص بك في Notion
• كيفية مشاركة الصفحات والتعاون في Notion
• كيفية استخدام قواعد البيانات في Notion

ما هو Notion؟

في جوهره، Notion هو تطبيق لاتخاذ الملاحظات. ولكن في الحقيقة، لا توجد فئة واحدة تلتقط بدقة كل ما يمكن أن يفعله Notion. لأنه إذا كنت تعرف كيفية استخدام الكتل الأساسية للتطبيق، فإنه يعمل كأكثر من مجرد مكان لتدوين أفكارك – بل يصبح مساحة عمل شاملة.

يوفر Notion مساحة واحدة لتنظيم كل شيء بدءًا من بيانات العميل إلى قوائم المهام إلى ويكي الشركة، مما يتيح لك تحويله إلى نظام إدارة علاقات العملاء (CRM)، أداة إدارة المشاريع، وبمساعدة Notion AI، شريكًا في الكتابة.

كيفية استخدام Notion بنظرة سريعة

للبدء بصفحة فارغة، انقر على إضافة صفحة في الشريط الجانبي. إذا لم تكن هذه الخيارات مرئية، انقر على أيقونة إضافة صفحة، والتي تبدو كرمز زائد (+).

أو انقر على القوالب واختر من بين أكثر من 10,000 قالب لمساعدتك في بدء عملك.

لإضافة محتوى إلى صفحتك، مثل النص، الصور، ومقاطع الفيديو، تحتاج إلى إضافة كتلة. الكتل هي الطريقة التي تقوم بها ببناء أي شيء في Notion. هناك خمس فئات أساسية للكتل (وأكثر من 500 نوع كتلة):

• كتل النص
• كتل مضمنة
• كتل وسائط
• كتل تضمين
• كتل قاعدة بيانات

كتل النص

كتلة نص هي أبسط كتل البناء الأساسية، وهي بالضبط ما يبدو عليه الأمر. تشمل النص الجسمي، العناوين، القوائم النقطية، القوائم المنسدلة، والإشعارات.

لإضافة نص في Notion، انقر في أي مكان على الصفحة وابدأ الكتابة.

هل تحتاج إلى تنسيق نصك؟ إليك جميع الطرق التي يمكنك من خلالها تنسيق نصك في Notion:

• الأوامر السريعة: ادخل أمر الـTurn into slash command في بداية كتلة النص: /turn [format]. على سبيل المثال، /turn heading 1 أو /turn quote. إذا نسيت أي خيارات تنسيق متاحة لك، لا مشكلة – بمجرد بدء الكتابة /turn، سيظهر قائمة منسدلة تلقائيًا تحتوي على خياراتك.

• اختصارات لوحة المفاتيح: قم بتحديد النص الذي تريد تنسيقه واستخدم اختصار لوحة المفاتيح الخاص بك.
• Markdown: استخدم Markdown أثناء الكتابة أو في بداية كتلة جديدة لتطبيق أنماط التنسيق الشائعة، مثل العريض، المائل، وقوائم النقاط. 
• قائمة الكتل: لنقل أنك تريد ملء كتلة النص باللون. انقر فوق أيقونة القائمة المكونة من ست نقاط بجانب كتلة النص الخاصة بك، واختر اللون. ستمنحك قائمة الكتل أيضًا إمكانية الوصول إلى العديد من الإجراءات نفسها التي يمكنك تنفيذها باستخدام الأوامر السريعة أو اختصارات لوحة المفاتيح.

كتل مضمنة

الكتل المضمنة تتيح لك عرض كتل من المحتوى، بما في ذلك التواريخ، الإشارات، الرموز التعبيرية، والمعادلات الرياضية، داخل كتلة أخرى. 

إذا كنت تريد ذكر شخص، صفحة، أو تاريخ، ادخل @، واختر من القائمة المنسدلة التي تظهر.   

لإضافة رمز تعبيري، ادخل نقطتين (:) تليهما اسم الرمز التعبيري.

ولإضافة رمز رياضي أو معادلة، ادخل /inline، انقر على معادلة مضمنة، وادخل الرمز أو المعادلة التي تريد إدراجها.

كتل الوسائط

كتل الوسائط تستخدم للصور والملفات ومقاطع الفيديو والصوت – يمكنك التفاعل مع جميعها مباشرة من صفحتك في Notion. 

أسهل طريقة لإضافة ملف وسائط هي سحبه وإفلاته مباشرة على صفحة Notion الخاصة بك. بالإضافة إلى ذلك، يمكنك استخدام أمر الشرطة للملف الوسائطي الذي تريد رفعه (على سبيل المثال، /file أو /video). حوّل مؤشر الماوس فوق أي ملف وسائط، وسيظهر شريط أدوات عائم يتضمن اختصارات للأدوات المستخدمة عادة، مثل Comment، Caption، و Download. 

كتل تضمين

كتل التضمين تحتوي على محتوى مستورد من موقع ويب آخر. على سبيل المثال، مسار القيادة المحفوظ في خرائط Google أو فيديو YouTube.

هناك أشياء لا تُحصى يمكنك تضمينها في Notion – من تسجيلات Loom و Zoom إلى الملفات المخزنة في السحابة. لتضمين المحتوى على صفحتك، استخدم أمر الشرطة الخاص بك (على سبيل المثال /map أو /youtube)، أو أدخل /embed وتصفح الخيارات المتاحة.

كتل قاعدة بيانات

ببساطة، تعد كتل قاعدة البيانات مجموعات من الصفحات في Notion. يمكنك تصور قاعدة البيانات الخاصة بك على أنها جدول أو لوحة أو قائمة أو خط زمني أو تقويم أو معرض. تحتوي كل تخطيط على نفس الميزات جميعها – الفرق الوحيد هو كيفية عرض معلوماتك.

نظرًا لأن قواعد البيانات هي على الأرجح أقوى ميزة في Notion، سأقدم مراجعة أعمق حول كيفية استخدام قواعد البيانات لاحقًا.

كيفية إعادة ترتيب الكتل في Notion

تجعل Notion من السهل حقًا إعادة ترتيب المحتوى.

1. حدد الكتلة التي تريد نقلها. أو قم بتحديد عدة كتل لنقلها كمجموعة.
2. انقر على رمز قائمة الكتل. إذا قمت بتحديد عدة كتل، يمكنك النقر على أي قائمة كتلة ضمن تحديدك.
3. اسحب وأسقط تحديدك إلى مكان جديد. ملاحظة: أثناء السحب، ستظهر شريط أزرق رفيع للإشارة إلى المكان الذي ستوجد فيه الكتلة بمجرد ترك المؤشر. يعني شريط أفقي أن محتواك سيذهب أعلى أو أسفل المحتوى المحيط؛ وشريط عمودي يعني أنه سيذهب بجانب المحتوى المحيط في تخطيط العمود.

كيفية إدارة شريط الاستعراض الخاص بك في Notion

تعيش صفحات Notion ضمن فضاءات الفريق (سنتحدث عن ذلك قريبًا)، المشتركة، أو الفضاء الخاص بك – والتي يمكن الوصول إليها جميعًا عبر شريط الاستعراض الخاص بك. ملاحظة: اعتمادًا على هيكل مساحة العمل الخاصة بك، قد ترى واحدة أو جميع هذه الأقسام.

يمكن لكل صفحة من أعلى المستوى استضافة عدد لا محدود من الصفحات الفرعية. وعلى الرغم من أنه يمكنك بسهولة الانتقال إلى صفحة فرعية من الشريط الجانبي، إلا أن Notion يوفر خيارًا آخر مفيدًا: يقوم تلقائيًا بملء أسماء الصفحات الفرعية في صفحتك من أعلى المستوى. هذا رائع إذا أردت مسح قائمة الصفحات الفرعية دون تشتت بصفحات غير ذات صلة أخرى.

هل تحتاج إلى الوصول السريع إلى صفحة معينة؟ أضفها إلى المفضلة الخاصة بك.

1. افتح الصفحة التي تريد إضافتها إلى المفضلة الخاصة بك.
2. انقر على أيقونة أضف إلى المفضلة، والتي تبدو على شكل نجمة، في أعلى الصفحة.

سيظهر قسم المفضلة الجديد في أعلى الشريط الجانبي الخاص بك مع الصفحات التي قمت بتحديدها بنجمة. ملاحظة: إذا قمت بتحديد صفحة من المستوى العلوي، فستظهر جميع صفحاتها الفرعية تلقائيا في قسمك المفضلة أيضا.

كيفية مشاركة الصفحات والتعاون في Notion

هناك ثلاث طرق رئيسية لمشاركة الصفحات والتعاون في Notion:

• مشاركة الصفحات الفردية مع الآخرين
• نشر الصفحات على الويب
• مشاركة الصفحات في فضاءات الفريق

كيفية مشاركة الصفحات الفردية مع الآخرين

1. افتح الصفحة التي تريد مشاركتها.
2. انقر على مشاركة في أعلى الصفحة.
3. أدخل اسم أو عنوان البريد الإلكتروني للشخص الذي تريد مشاركة الصفحة معه.

4. بشكل افتراضي، يمكن لأي شخص تشارك معه الصفحة تحريرها ومشاركتها مع الآخرين. لتغيير ذلك، انقر فوق القائمة المنسدلة بجوار الوصول الكامل واختر الصلاحيات المناسبة.

5. انقر على دعوة.

بالإضافة إلى ذلك، يمكنك مشاركة رابط إلى صفحتك.

1. افتح الصفحة التي تريد مشاركتها.
2. انقر على مشاركة في أعلى الصفحة.
3. انقر على نسخ الرابط، وشاركه كما تفعل عادة.

بمجرد مشاركة الصفحة، ستملأ تلقائيا في قسم مشتركة جديد في كل من الشرائط الجانبية الخاصة بك.

كيفية نشر الصفحات على الويب

لنفترض أنك تريد تحويل جميع مداخل يومياتك إلى مدونة عامة. أو ربما قمت بإعداد محفظة ترغب في مشاركتها مع أي شخص لديه وصول إلى الإنترنت.

1. افتح الصفحة التي تريد نشرها.
2. انقر على مشاركة في أعلى الصفحة.
3. انقر على علامة التبويب نشر.
4. انقر على نشر. ملاحظة: ستصبح صفحتك (وأي من صفحاتها الفرعية) على الهواء مباشرة.
5. انقر على الإعدادات لتغيير اسم النطاق، الذي سيتبعه .notion.site. على سبيل المثال، jess-travels.notion.site.
6. إذا كنت ترغب في جعل صفحتك قابلة للبحث على الويب، انقر على المفتاح المنزلق بجوار فهرسة محرك البحث. حدث جميع إعدادات الإذن الأخرى حسب الحاجة.

هذا كل شيء. الآن لديك موقع ويب قابل للتصفح بالكامل وقابل للبحث.

في أي وقت، يمكنك النقر على إلغاء النشر لإزالته من الويب.

كيفية مشاركة الصفحات في المساحات الفريقية

اعتمادًا على مساحة العمل في Notion الخاصة بك، قد تكون جزءًا من مساحة فريقية (مساحات عمل تعاونية) أو قد لا تكون. قبل أن تتمكن من إنشاء ومشاركة الصفحات تلقائيًا مع أعضاء المساحات الفريقية، والعكس بالعكس، عليك إنشاء مساحة فريقية جديدة أو الانضمام إليها.

كيفية إنشاء مساحة فريقية جديدة

1. انقر على أيقونة مساحة فريقية جديدة، التي تبدو وكأنها علامة زائد (+) بجوار المساحات الفريقية.

2. في النافذة المنبثقة التي تظهر، أدخل اسم مساحتك الفريقية، أضف وصفًا (اختياريًا)، واختر من يمكنه رؤية مساحتك والانضمام إليها. ملاحظة: إذا قمت بتعيين مساحتك الفريقية على مغلقة، فسيكون بإمكان أي شخص رؤية وجود المساحة الفريقية، لكن لن يتمكنوا من عرض الصفحات بداخلها.

3. انقر على إنشاء مساحة فريقية.

الآن لديك مساحة مخصصة في Notion لفريقك لإنشاء ومشاركة الصفحات.

كيفية الانضمام إلى مساحة فريقية

1. انقر على نقاط تعليق (...) بجوار المساحات الفريقية، ثم حدد تصفح المساحات الفريقية.

2. انتقل عبر المساحات المتاحة في قسم المزيد من المساحات الفريقية. أو، إذا كنت تعرف اسم المساحة التي تريد الانضمام إليها، أدخلها في شريط البحث.

3. اعتمادًا على إعدادات المساحة الفريقية، يمكنك النقر على الانضمام للانضمام إلى المساحة مباشرة، أو النقر على الطلب لطلب من مالك المساحة الفريقية السماح لك بالدخول.

كل مساحة تنضم إليها ستظهر فورًا تحت المساحات الفريقية الخاصة بك في الشريط الجانبي. كما ستحصل أيضًا على وصول إلى جميع الصفحات والصفحات الفرعية في تلك المساحة.

كيفية إدارة الأعضاء في المساحات الفريقية

لنفترض أن شخصًا ما طلب الانضمام إلى مساحتك الفريقية المغلقة. ستظهر إشعارًا في صندوق الوارد الخاص بك في Notion حيث يمكنك الموافقة على الطلب أو رفضه.

1. انقر على التحديثات في الشريط الجانبي للوصول إلى صندوق الوارد الخاص بك.
2. في إشعار الطلب، انقر على الموافقة أو الرفض.

إذا كنت ترغب في إضافة أو إزالة أعضاء من فريق العمل الخاص بك، أو إدارة صلاحيات الأعضاء، انقر على النقاط الثلاث (...) بجانب اسم فريق العمل، ثم حدد إعدادات فريق العمل.

إليك نظرة عامة عالية المستوى على الإعدادات التي يمكنك تعديلها:

• عام: يتيح لك تغيير اسم فريق العمل، الرمز، والوصف.
• الأعضاء: يتيح لك إضافة وإزالة الأعضاء، وإدارة كيفية تفاعلهم مع الصفحات في فريق العمل الخاص بك (يمكن عرضها، يمكن التعليق عليها، أو الوصول الكامل).
• الأمان: يتيح لك تقييد من يمكنه دعوة أعضاء آخرين وتغيير شريط جانبي فريق العمل.

كيفية استخدام قواعد البيانات في نوشن

تجعل قواعد البيانات في نوشن من السهل تخزين وتنظيم وتصور المعلومات. يمكنك أن تفكر في كل إدخال قاعدة بيانات كواحدة من الكتل الأساسية التي راجعناها سابقًا. على سبيل المثال، يمكن أن يكون صورة إدخالًا. ويمكن أن تكون صفحة كاملة كذلك.

قبل أن نبدأ في إنشاء قاعدة بيانات، من المهم معرفة جميع الطرق التي يمكنك من خلالها تصور بياناتك:

• جدول: يمنحك نظرة عامة عالية المستوى على جميع المحتوى في قاعدة البيانات الخاصة بك.
• قائمة: هذا خيار جيد لقائمة مجموعة من الصفحات، مثل إدخالات اليوميات أو ملاحظات الاجتماع.
• تقويم: يعرض صفحاتك كبطاقات في تقويم.
• الجدول الزمني: يعرض صفحاتك على خط أفقي يمكن التمرير آنيًا، مما يساعد في تقديم سير العمل التي تشمل فترات زمنية أو خطوات متتالية متعددة، مثل إطلاق منتج.
• معرض: هذا هو الخيار الأكثر بصرية، حيث يمنحك معاينة للمحتوى داخل كل بيانات.
• لوح: هذا هو لوح كانبان. يقوم بتجميع محتواك حسب الفئة، على سبيل المثال: قيد التنفيذ، قيد المراجعة، و تم الانتهاء، مما يجعله خيارًا رائعًا لإدارة المهام.

كيفية إنشاء قاعدة بيانات في نوشن

يمكنك إنشاء قاعدة بيانات كصفحة خاصة بها أو مضمنة مع محتوى آخر على صفحة قائمة بالفعل. الإعداد تقريبًا هو نفسه في كلتا الحالتين.

1. افتح صفحة جديدة أو موجودة بالفعل في نوشن.
2. أدخل أمر الشرطة /قاعدة بيانات لإنشاء قاعدة بيانات جديدة، وحدد قاعدة البيانات – مضمنة أو قاعدة البيانات – صفحة كاملة. بشكل افتراضي، ستعرض نوشن قاعدة بيانات مضمنة كجدول، لكن يمكنك تغيير ذلك بسهولة.

3. اختر اسمًا لقاعدة البيانات الخاصة بك وأضف إدخالاتك.

هل تحتاج إلى تحرير إدخال؟ إذا قمت بإنشاء عرض جدولي، فمرر فوق اسم الإدخال في العمود الأول (أو “الخاصية”)، وانقر على فتح. ستفتح كصفحة خاصة بها، يمكنك بعد ذلك تحريرها.

لجميع التخطيطات الأخرى، ما عليك سوى النقر فوق البطاقة، وسيتم فتحها كصفحة خاصة بها.

كيفية إنشاء عروض قواعد بيانات مختلفة في Notion

لنفترض أنك قمت بإنشاء قاعدة بياناتك الأولية في عرض جدولي، ولكن الآن تريد تصوُّر نفس الإدخالات في عرض لوحة.

1. أوقف مؤشر الماوس فوق قاعدة البيانات الخاصة بك حتى يظهر قائمة عائمة فوقها.
2. انقر على أيقونة تحرير تخطيط العرض، التي تبدو مثل نقاط تعجب (...)، ثم حدد التخطيط.

3. اختر التخطيط الذي تريده. ستقدم لك Notion أيضًا معاينة في الوقت الحقيقي للتخطيط أثناء النقر على خيارات التخطيط الخاصة بك.

يجدر بالذكر، إلا أن تغيير التخطيط بهذه الطريقة يعني أن عرض التقويم سيقوم بـ استبدال عرض الجدول الأصلي.

إذا كنت ترغب في إنشاء عروض متعددة يمكنك التبديل بسهولة بينها، أضف عرضًا جديدًا بدلاً من ذلك.

1. أوقف مؤشر الماوس فوق قاعدة البيانات الخاصة بك حتى يظهر قائمة عائمة فوقها.
2. انقر على أيقونة زائد (+) بجوار اسم اللوحة الخاصة بك.
3. حدد مصدر البيانات الذي تريد الربط به. يجب أن يكون هذا نفس مصدر البيانات الذي استخدمته في عرض قاعدة البيانات الأولي الخاص بك. ملاحظة: القواعد البيانية المرتبطة ليست مكررة—إنها عرض آخر لنفس البيانات الأساسية.

4. قم بتغيير التخطيط حسب الحاجة.

هذا كل شيء. ولا يوجد حد لعدد العروض أو التخطيطات التي يمكنك إنشاؤها ضمن قاعدة بيانات واحدة.

أتمتة Notion

تقدم Notion الكثير من الميزات والتخصيصات لتحويلها إلى مركز معلومات مثالي. ولكن أولاً، يجب عليك الحصول على تلك المعلومات في Notion.

عندما تقوم بربط Notion مع Zapier، يمكنك إرسال البيانات تلقائيًا من التطبيقات الأخرى إلى مساحة العمل الخاصة بك في Notion والعكس. على سبيل المثال، يمكنك إضافة أحداث تقويم جديدة أو عناصر في تطبيق قراءة اللاحقة الخاص بك إلى قواعد البيانات في Notion. اعرف المزيد حول كيفية أتمتة Notion، أو ابدأ بأحد هذه السيناريوهات.

تم ترجمة محتوى هذه المقالة من المقالة الأصلية